ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟

اگر صاحب یک کسب‌وکار باشید و یا قصد راه‌اندازی کسب‌وکار جدیدی را داشته باشید احتمالاً به گوشتان خورده باشد که امروزه همه‌ی کسب‌وکارها به یک برنامه‌ریزی منابع سازمانی یکپارچه یا ERP (Enterprise Resource Planning) نیاز دارند! ولی ممکن است به‌طور دقیق با مفهوم آن آشنایی نداشته باشید و یا تا به حال ضرورتش را احساس نکرده باشید…
برای روشن شدن این موضوع تصور کنید که بدنتان سعی دارد بدون یک سیستم‌عصبی به فعالیت خود ادامه دهد؛ درست است که همه‌ی اجزای بدن می‌توانند به تنهایی کارایی بالایی داشته باشند اما واقعیت این است که بدون وجود یک سیستم عصبی، فعالیت به‌طور مؤثر، به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات و هماهنگی در سراسر بدن مفهومی ندارد و این به معنای بی‌فایده‌بودن کار سایر اعضای بدن است!

نگاهی به کسب‌وکارها نیز نشان می‌دهد که سیستم سازمانی هم مانند بدن انسان عمل می‌کند؛ همۀ بخش‌های مختلف کسب‌وکار شما ممکن است به تنهایی کارایی بالایی داشته باشند اما اگر با یکدیگر ارتباط مؤثری نداشته باشند و در نتیجه فعالیت‌های هماهنگی از خود نشان ندهند، کسب‌وکارتان کارایی بالایی را از خود نشان نخواهد داد.

حال با این تفاسیر اگر عدم هماهنگی را در کسب‌وکارتان احساس می‌کنید، اگر کنترلی بر موجودی انبار ندارید، اگر کسب‌وکارتان نمی‌تواند به موقع از پس سفارشات بربیاید و هزاران مشکل دیگر… احتمالا زمان استفاده از سیستم ERP فرا رسیده است!

اما واقعاً ERP چیست و آیا به درد کسب‌وکار شما می‌خورد؟

همانطور که اشاره شد هر سازمان هر چقدر هم که کوچک باشد دارای سلسله مراتب مشخصی است و بخش‌های مختلفی دارد که هرکدام از این بخش‌ها مسئولیت‌های مشخصی را بر عهده دارند. این بخش‌ها به‌طورکلی نیز تکمیل‌کننده وظایف سایر قسمت‌های سازمان هستند و در جهت منافع سازمان و عملی‌کردن اهداف آن گام برمی‌دارند و بعضاً در این راستا با بخش‌های درون سازمان و یا بیرون از سازمان ارتباط متقابل نیز دارند. برای مثال بخش‌های مختلف یک سازمان اعم از بخش فروش، بخش تولید، بخش مالی را در نظر بگیرید؛ این بخش‌ها باید در درون سازمان دائماً با یکدیگر ارتباط مستمر داشته باشند و در عین حال با دیگر شرکت‌ها به عنوان مشتری نیز در ارتباط باشند. حالا تصور کنید که در یک سازمان هر کدام از این بخش‌ها با سایر بخش‌ها بی‌ارتباط باشند و بدون در نظر گرفتن شرایط سایر بخش‌ها فعالیت ‌کنند؛ برای مثال واحد فروش سفارشی را ثبت ‌کند اما واحد تولید قادر به تأمین و تولید آن در زمان مقرر نباشد! روشن است که این وضعیت به مرور زمان چه تبعات منفی‌ای را برای سازمان به دنبال خواهد داشت… حال برای پیش‌گیری از به وجود آمدن چنین وضعیتی چه باید کرد؟

به‌طورکلی در چنین شرایطی شما نیاز به یک راه حل کارآمد دارید، تا بتوانید تعامل درون سازمانی و تعامل برون سازمانی را پوشش داده و یکپارچگی اطلاعاتی به وجود آورید و ERP دقیقاً همان چیزی‌ست که اینجا می‌تواند به کمک شما بیاید!
ERP در اصل به معنی کنترل منابع موجود در شرکت است؛ این منابع به‌طورمثال می‌توانند کارمندان، سرمایه و یا تجهیزات باشند که باید به عنوان یک اولویت مدیریت‌عالی، از نظر تاکتیکی و استراتژیک، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی شوند.

به بیان دیگر ERP ابزاری مدیریتی‌ست که به کمک آن می‌توان اطلاعات موجود در تمام حوزه‌های فعالیت سازمان را با استفاده از IT، به‌صورت یک‌پارچه و منسجم جمع‌آوری و در یک بانک اطلاعاتی نگهداری کرد و نتایج حاصل از آن را در اختیار کاربران آن در سطوح مختلف سازمان قرار داد. چنین سیستمی به کلیه افراد مجموعه اجازه می‌دهد حتی با وجود مرزهای جغرافیایی، با هماهنگی با یکدیگر کار کنند. به عبارتی می‌توان گفت این سیستم از لحظه‌ای که مواد‌ اولیه از تأمین‌کنندگان تقاضا می‌شود تا لحظه‌ای که محصول ارائه‌شده توسط شرکت به مصرف کامل می‌رسد، حضور دارد و کلیه مراحل را به صورت یکپارچه مدیریت می‌کند.

چرا کسب‌وکارها به ERP نیاز دارند؟

افرادی که تا‌به‌حال از نرم‌افزارهای ERP استفاده نکرده‌اند، ممکن است این مسئله را که “آیا سیستم ERP برای تجارتشان مهم است یا نه؟” را به خوبی درک نکنند؛ اما باید به این نکته توجه داشت که امروزه با جهانی‌شدن بازارتجارت، بسیاری از صنایع تحت فشار قرارگرفته‌اند و تلاش برای یافتن و به‌کارگیری ابزارهایی که موجب بهینه‌سازی و افزایش بازده کسب‌وکار شما خواهند شد، برای شما یک مزیت رقابتی ضروری به حساب می‌آید و این در‌حالی‌ست که این افزایش بازده برای بسیاری از کسب‌وکارها با استفاده از نرم‌افزار ERP حاصل می‌شود.

ERP برای چه کسب‌و‌کارهایی مناسب‌تر است؟

ERP به تولید یا تجارتی خاص محدود نمی‌شود و هر سازمانی چه تولیدی و چه خدماتی، می‌تواند از مزایای آن بهره ببرد.ERP در حقیقت با افزایش راندمان‌کاری هر یک از بخش‌های سازمان، زمان لازم جهت تولید و ارائه کالاها و خدمات را کاهش می‌دهد و به آ‌ن‌ها این امکان را می‌دهد که در هر لحظه آماده پاسخ‌گویی به نیازهای مشتریان، کارکنان و تأمین‌کنندگان باشند.

همچنین ERPهای پیشرو، علاوه بر پوشش تمامی وظایف سنتی مدیریتی شرکت‌ها همچون سیستم‌های‌مالی، تولید، فروش، منابع انسانی و…، راه‌حل‌هایی همچون مدیریت داده‌های تولید، سیستم مدیریت انبار، سیستم اجرایی تولید و… را نیز شامل می‌شوند.

امروزه کاراییERPها آنچنان افزایش یافته که می‌توانند به‌منظور پشتیبانی از نیازهای همه صنایع و زمینه‌های تجاری از جمله خودروسازی و صنایع بهداشت و درمان متناسب گردند.

ERP چه کاربردهایی دارد؟

واقعیت این است که با توجه به تنوع در طراحی و به‌کارگیری ERP در کسب‌وکارها، نمی‌توان به صورت دقیق کارکردهای استانداردی را برای آن در نظر گرفت؛ چرا که سیستم‌های ERP‌ معمولاً به صورت اختصاصی برای هر کسب‌وکار تهیه می‌شوند و حتی در مواردی‌که بسته به‌صورت نرم‌افزاری آماده تهیه می‌شود، نیاز به اصلاح و تغییراتی جهت هماهنگی با ماهیت کسب‌وکار دارد.
با این وجود می‌توانیم موارد زیر را به‌عنوان کارکردهای عمومی این سیستم در نظر بگیریم:

تأمین مواد

یکی از ضرورت‌های ERP، مدیریت مواد و پشتیبانی به‌هنگام از عملیات سازمان است. در واقع از این طریق، مدیریت سفارشات مواد، موجودی و عملیات انبار موجب بهینه‌سازی عملیات تأمین شده و به دنبال آن فرآیند کار در سازمان تسهیل می‌شود.

برنامه‌ریزی تولید

از کاربردهایERP در سازمان و در بخش تولید می‌توان به کاهش دوره برنامه‌ریزی، اطلاع از فرآیندهای تولید، کسب اطلاعات به‌هنگام از فرآیند تولید و منابع مورد نیاز برنامه‌ریزی برخط تولید، اشاره کرد.

فروش و بازاریابی

از کاربردهایERP در سازمان و در بخش فروش و بازاریابی می‌توان به کارکردهایی از جمله انجام فرآیند فروش، شاخص دریافت سفارش، مدیریت قرارداد، پیش‌بینی فروش و مدیریت سفارشات صورت‌حساب و انجام تحویل سفارش به صورت برخط اشاره نمود. به‌علاوه مواردی که ذکر شد، مدیریت ارتباط با مشتری در زمینه شیوه‌ی سفارش و خرید، نوع محصول سفارشی، نحوه‌ی پرداخت خدمات مورد نیاز، ثبت تعاملات مشتری با سازمان و پیشنهادات و شکایات می‌تواند انجام پذیرفته و از آن‌ها به‌موقع جهت تصمیم‌گیری‌ بهره‌برداری شود.

برنامه‌ریزی و کنترل کسب‌وکار

کسب‌وکارها جهت پیش‌بینی درآمد‌ها، هزینه‌ها، کنترل فرآیندهای کسب‌وکار، تحلیل سود و… نیاز به برنامه‌ریزی دارند؛ در این شرایط ERP به کمک آن‌ها می‌آید ‌و این امکان را فراهم می‌نماید تا سازمان بتواند به صورت یکپارچه به برنامه‌ریزی و کنترل بهتر بپردازد. در واقع به کمک این سیستم قیمت‌تمام‌شده محصول، هزینه‌های مواد اولیه، کنترل موجودی، محاسبه سود هر یک از سفارشات و به‌طور کلی ارزیابی عملکرد سازمان می‌تواند به سهولت و در هر زمان قابل انجام باشد.

سخن آخر

در نهایت باید گفت کسب‌وکار‌هایی که نیاز فراوانی به مدیریت کارکنان، مشتریان و موجودی خود دارند، می‌توانند به نرم‌افزارهای یکپارچه ERP اعتماد کرده و حساب ویژه‌ای روی آن باز کنند. ERP ها مدیریت ارتباط با مشتری، منابع انسانی، هوش تجاری، مدیریت مالی و قابلیت‌های زنجیره تأمین را در یک سیستم واحد گرد هم می‌آورند؛ این نرم‌افزارها، تمامی اطلاعات و داده‌های وارد شده در سازمان را در یک پایگاه داده‌ی واحد ذخیره کرده و سپس آن را سازماندهی و تجزیه‌وتحلیل نموده و به گزارش تبدیل می‌کنند و بدین ترتیب به همه‌ی بخش‌ها این امکان را می‌دهند تا از این پایگاه داده‌ی واحد استفاده نمایند.