اتوماسیون اداری چیست و چه فوایدی دارد؟

اگر یادتان باشد روزگاران قدیم زمانی که می خواستیم برای انجام کارهای اداری، به اداره ای مراجعه کنیم باید یک روز را به این کار اختصاص می دادیم؛ این وسط هم ممکن بود حین پاسکاری بین بخش های مختلف، جان به جان آفرین تسلیم کنیم! تازه اینها قسمت خوب ماجرا بود؛ یک زمان هایی هم می شد که به خاطر سرعت کند متصدیان واحدها، فرصت مراجعه به بخش بعدی از دست می رفت و فردا باید کفش پولادین را به پا می کردیم و دوباره همان آش و همان کاسه! اشکال کار آنجا بود که هم کارها به صورت دستی انجام می شد و هم ممکن بود اسناد و مدارک بنا به هر دلیلی گم یا مخدوش شده و نیاز باشد مراحل دوباره تکرار شود.

یک روی دیگر سکه هم کارمندان ادارات بودند که با آن سیستم کند و دستی اطلاعات، با مشکلات بسیاری دست و پنجه نرم می کردند و وقت و انرژی زیادی از آن ها گرفته می شد؛ علت هم این بود که نگهداری و ثبت اطلاعات با کندی و کیفیت پایین انجام می شد. همچنین آرشیو مناسبی از مکاتبات و مدارک سازمانی در سازمان ها و ادارات وجود نداشت که بتوان در مواقع نیاز آن را بازیابی کرد. این مشکل، زمانی بغرنج تر می شد که سازمان بزرگ بود و برقراری ارتباط بین بخش های مختلف، به سختی انجام می شد.

انقلابی که اتوماسیون در ادارات ایجاد کرد

وقتی پای کامپیوترها به ادارات باز شد تا حدودی از این مشکل کاسته شد؛ در ابتدا رایانه ها صرفا برای ثبت و آرشیو اطلاعات استفاده می شد و هیچ ارتباطی بین سیستم ها و بخش های اداری برای ارسال اطلاعات با هم وجود نداشت. به مرور با پیشرفت کامپیوترها و ضرورت برقراری ارتباط بین این ابزارها، موضوع اتوماسیون (خودکارسازی) اداری مطرح شد و مدیران سازمانی برای افزایش بهره وری کارمندانشان اقدام به خرید و اجرای نرم افزارهای اتوماسیون کردند.
این نرم افزارها به کارکنان کمک می کنند تا در کمترین زمان ممکن، کار ثبت، ذخیره، بازیابی، انتشار و مدیریت اطلاعات را با بیشترین دقت و تعداد نیروی کمتر انجام بدهند. در این روش، کارها فراموش و گم نمی شوند، بلکه بر اساس زمان بندی از پیش تعیین شده و بر اساس اولویت های سازمانی انجام خواهند شد. اطلاعاتی که در سیستم اتوماسیون به کار می روند، می توانند به شکل صوتی، تصویری یا متنی به کار روند. همچنین از کانال ها و بسترهای مختلف می توان این کارها را در هر زمانی تعریف کرد و انجام داد؛ هم از طریق اپلیکیشن هایی که روی گوشی های موبایل نصب می شوند و هم از طریق نسخه های وب، کامپیوترهای شخصی یا پلتفرم های دیگر. همچنین می توان برای هر کاری نیز یادآور، تنظیم کرد تا قبل از موعد انجام کار و یا حین آن به افراد یادآوری کرده تا کارها فراموش نشوند. همچنین در این سیستم، امکان برگزاری وبینارها و کنفرانس های از راه دور هم وجود دارد.

مزایای اتوماسیون اداری برای مراجعین و مشتری ها

وقتی سیستم های اداری به صورت خودکارسازی شده اجرا می شود، نیازی نیست افراد برای انجام همه ی کارهای اداری شان به ادارات مراجعه کنند؛ بلکه این سیستم کمک می کند تا برخی از مکاتبات به صورت تماس تلفنی، اینترنتی یا پیامکی انجام شود و روند پیشرفت کار و مراحل پیگیری و یا نواقص اسناد و مدارک پرونده به مراجعان و مشتریان اطلاع داده می شود. این کارها منجر به آن چیزی می شود که امروزه در اساسنامه ی سازمان ها و به عنوان حقوق مشتریان و مراجعین بر آن تاکید می کنند؛ یعنی احترام گذاشتن به مشتری و تکریم ارباب رجوع. در واقع کارکنان به جای اینکه وقتشان را صرف بازیابی اطلاعات کنند، به ارائه ی ارزش به مراجعین و مشتری ها می پردازند.

مزایای اتوماسیون اداری برای کارکنان سازمان ها

یکی از ویژگی های خوب اتوماسیون اداری این است که محدودیت زمانی و مکانی برای انجام امور اداری برداشته شده و کارکنان می توانند در هر زمان و مکانی به اطلاعات دسترسی داشته باشند و امکان دورکاری را برای آن ها فراهم کرده است. همچنین ثبت و نگهداری سوابق کارکنان با ایمنی بیشتر و حجم کمتر انجام می شود. سازمان هایی که از این سیستم استفاده می کنند، گردش اسناد اداری شان نیز از شفافیت بیشتری برخوردار است، تصمیم گیری های شان درست و به موقع انجام شده و درصد خطا و اشتباه پایین می آید.

بیایید حالتی را تصور کنیم که باید در جلسه ی کاری خارج از سازمان شرکت کنیم و در همان زمان، به خاطر می آوریم که باید کار مهمی را در سازمان پیگیری کرده و انجام می دادیم یا اینکه اصلا در شرایط خاصی هستیم؛ مثلا در مسافرت، مرخصی یا ماموریت کاری هستیم و نیاز به اطلاعات یک قرارداد یا پرونده ی خاصی داریم، اگر طبق روال دهه های پیش می خواستیم اقدام کنیم، باید از یکی از کارها صرف نظر می کردیم؛ یا خود را به اداره رسانده و جلسه را از دست می دادیم و یا اینکه به جلسه مان ادامه می دادیم و کار سازمانی مان بر زمین می ماند. حالا اگر برنامه ی موبایل اتوماسیون اداری را بر روی گوشی تلفن همراه مان نصب کرده باشیم، بدون کوچک ترین دغدغه و نگرانی می توانیم هماهنگی های لازم را برای انجام کار ترتیب دهیم و در جریان وضعیت فعلی و پیشرفت کار قرار بگیریم. حتی اگر نیاز به ارجاع به سایر همکاران هم باشد، این کار به راحتی انجام شده و پیگیری آنلاین برای بررسی نتیجه هم امکان پذیر خواهد بود.

باز هم می توانیم حالتی را در نظر بگیریم که یکی از همکاران سازمان به محل کار خود نیامده و در غیاب او، نیاز به اطلاعات یک نامه یا قرارداد خاصی وجود دارد؛ در چنین مواقعی اگر سیستم اتوماسیون در اداره وجود نداشته باشد، کار دسترسی به اطلاعات بسیار مشکل خواهد بود؛ ولی چنانچه سازمان از سیستم خودکارسازی اداری استفاده کرده باشد، این نرم افزارها که سطح دسترسی را برای کارمندان و مدیران تعیین می کنند، امکان جست وجوی درون سازمانی را برای افراد فراهم کرده و مشکل رفع می شود.

گاهی اوقات ممکن است مدیران و مسوولان بالاتر از کارکنان سازمان، انجام کاری را درخواست می کنند و زمان مشخصی برای آن در نظر می گیرند، ولی بنا به دلایل مختلف و بروز مسائل غیرقابل پیش بینی، افراد نمی توانند در زمان مشخص شده کار را تحویل دهند؛ اگر روابط سازمانی به گونه ای باشد که امکان دسترسی بدون واسطه به مدیران وجود نداشته باشد و نتوان شرایط را تشریح کرد، تاخیر در انجام پروژه به حساب کم کاری و قصور کارمند گذاشته می شود. ولی اگر سیستم اداری سازمان بر اساس اتوماسیون تعریف شده باشد، مشکلات و مسائل غیرمترقبه با دلایل قاطع در سیستم ثبت و گزارش شده و دیگر کارمندان استرس و اضطراب بیهوده ای را متحمل نمی شوند و این موضوع باعث افزایش روحیه و ارتقای کاری خواهد شد.

مزایای اتوماسیون اداری برای مدیران سازمان ها

اجرای سیستم خودکارسازی اداری، فواید بی شماری برای مدیران سازمان ها داشته است؛ یکی از مشکلاتی که در دهه های پیشین در ادارات بزرگ وجود داشت این بود که مدیران به خوبی نمی توانستند در جریان انجام کارها قرار بگیرند و گاهی بی خبری از روند کارها، تبعات سنگینی در پی داشت؛ حالا امروزه با ظهور نرم افزارهای اتوماسیون اداری امکان گزارش گیری از روند، نحوه ی انجام و تاخیر در کار برای مدیران فراهم شده است تا در کوتاه ترین زمان و به راحتی در جریان انجام کارها قرار بگیرند و این اتفاق، تاثیر مثبتی روی عملکرد سازمان خواهد داشت. اهمیت این موضوع زمانی مشخص تر می شود که تعداد پروژه ها زیاد بوده و امکان نظارت به صورت حضوری و روش های سنتی وجود ندارد. در حال حاضر مدیران می توانند هم به صورت آنلاین و هم آفلاین، نظارت بیشتری بر روندهای اداری و نحوه ی کار کارکنان داشته باشند.

مزیت دیگری که اتوماسیون اداری برای مدیران دارد، این است که در حالت سنتی مدیران مجبور بودند برای انجام همه ی کارها اعم از ساده ترین تا ضروری ترین امور، به صورت تلفنی یا حضوری از کارمندان پیگیری کنند. این روش سبب می شد افراد نتوانند با خونسردی و به طور دقیق به مافوق خود پاسخ بدهند و برای همین ممکن بود گفت و گوی انجام شده به تنش منجر شود. ولی سیستم های جدید اداره ی سازمان ها این امکان را برای مدیران ایجاد کرده تا کارها را از طریق ایمیل یا به صورت الکترونیکی پیگیری کنند و در چنین شرایطی افراد فرصت دارند تا کار را به طور دقیق شرح دهند و از الفاظ مناسب استفاده کنند. از این رو تعامل به شکل درستی برقرار خواهد شد و جلوی تنش های بعدی گرفته می شود.

مزیت دیگری که اتوماسیون اداری برای مدیران دارد این است که امکان بررسی و ارزیابی عملکرد افراد سازمان را در کمترین زمان و با بیشترین دقت در اختیار آنها قرار می دهد. در حقیقت با این سیستم می توان شاخص های کارایی نظیر تعاملات سازمانی، سرعت کار، دقت، میزان حجم کار و … را مشخص و از نتایج آنها گزارش گیری نمود.

سخن آخر

چیزی که مشخص است اینکه به کاربردن سیستم های اتوماسیون اداری باعث افزایش بازدهی، حصول نتایج بهتر و ایجاد نظم بیشتر در سازمان خواهد شد. امروزه سازمان هایی که از این سیستم استفاده می کنند، در واقع از یک همکار فوق هوشمند بهره می برند که کارها را یادآور شده، امکان ثبت، گزارش گیری و تحلیل داده ها را از راه دور فراهم کرده، تعاملات را بهبود بخشیده و در نهایت منجر به ارتقای کیفیت کار سازمانی شده است. این سیستم هم برای مراجعین و مشتریان سودمند خواهد بود و رضایت آنها را نسبت به عملکرد سازمان افزایش خواهد داد، هم به افزایش انگیزه و بهبود روابط کارمندان سازمان منجر خواهد شد و هم به مدیران سازمان کمک خواهد کرد تا مدیریت دقیق تر و موفق تری داشته باشند.

حال اگر می خواهید بدانید که اتوماسیون اداری چه بخش هایی دارد و یا سیستم های اتوماسیون تحت وب چه هستند مطالب بعدی ما را از دست ندهید.