مزیت های اصلی سیستم‌های ERP چیست؟

همه‌ی کسب‌وکارها برای رسیدن به موفقیت، به سیستم‌های مالی، اداری، تولیدی و پشتیبانی قدرتمند و یکپارچه نیاز دارند؛ از آنجایی‌که سیستم‌های ERP تلاش می‌کنند بر اساس نوع، همه‌ی فعالیت‌های یک کسب‌وکار را تحت پوشش قرار دهند، با طراحی و پیاده‌سازی این سیستم‌ها، مزایای زیادی برای آن کسب‌‍‌وکار ایجاد می‌شود. در مقاله ERP چیست و چه کاربردهایی دارد به مفهوم سیستم های ERP و کاربردهای آنها در سازمان ها پرداختیم. در این مقاله می کوشیم به مزایای این سیستم های بپردازیم. اکنون این سوال پیش می‌آید که این مزایا چیست و قرار است چه تحولی در کسب‌وکار ما ایجاد ‌کند؟

برای پاسخ به این سؤال بهتر است ابتدا به یک نمونه‌ی ساده از پیاده‌سازی ERP بپردازیم. مدیران یک شرکت بزرگ تولیدی در ایران به دنبال مشکلات‌شان، در سال 1385 و زمانی که در مقایسه با الان، پیشرفت قابل توجهی در زمینه ERP در داخل کشور نداشتیم، تصمیم می‌گیرند سیستم ERP را در شرکت‌شان به اجرا درآورند؛ به این منظور و با توجه به امکانات آن زمان، فقط یک ساختار فرآیندی و یکپارچه در این شرکت ایجاد می‌شود که عاملین آن نیز انتظار نتیجه‌‌ی چشم‌گیری از آن نداشتند؛ اما پس از اجرا و با گذشت زمان، بررسی‌ها نتایج بسیار جالبی را نشان می‌دهند! تعداد افراد شاغل در امور مالی از ۶۵ نفر به ۸ نفر می‌رسد؛ سرعت گزارش‌گری افزایش می‌یابد به گونه‌ای که تهیه صورت‌های مالی سالانه که به زحمت و طی ۸ ماه آماده می‌شد به کمتر از یک ماه می‌رسد؛ و این یعنی افزایش قابل توجه سرعت، همزمان با کاهش هشتاد درصدی هزینه‌ها!

باید بپذیریم ما اغلب در کسب‌وکارها با اتلاف منابع بالا روبه‌رو هستیم و شرایط اقتصادی نیز این اوضاع را بغرنج‌تر کرده است. این اتلاف در نیروی‌انسانی، مواد اولیه، ماشین‌آلات، انرژی و پول نقد که در انبار یا نزد بدهکاران تجاری حبس است بسیار قابل ملاحظه است… .

این در حالی‌است که با یک سیستم ERP می‌توانیم از خریدهای بی‌مورد جلوگیری کرده، موجودی انبار را کاهش دهیم و با مکانیزم‌های هدفمند، وصول مطالبات را تسریع کنیم. در واقع می‌توان گفت این سیستم، کمک موثری به نقدینگی شرکت خواهد کرد و با مزایایی که در ادامه به آن‌ها اشاره خواهد شد، توانمندی سازمان در رویارویی با مشکلات و تغییرات ایجاد شده را افزایش داده و رقابت‌پذیری آن را نیز بالا خواهد برد.

مزیت‌های ERP چیست؟

اگرچه ERP مزایای مختلفی برای کسب‌وکارها دارد اما به‌طورکلی می‌توان این مزیت‌ها را در سه دسته کلی جای داد:

کاهش هزینه‌ها

افزایش بازدهی و درآمد

بهبود اثربخشی کسب‌وکار
که در ادامه به هر کدام بیش‌تر می‌پردازیم:

کاهش هزینه‌ها

امروزه همه‌ی کسب‌وکارها اعم از شرکت‌های بزرگ، کوچک و یا حتی خانوادگی، بر اساس تجربه دریافته‌اند که مؤثرترین راه برای مقاومت در برابر بازارهای متلاطم، کاهش هزینه‌ها بدون تاثیرگذاری بر کیفیت محصول یا تصویری که از خود ساخته‌اند و درعین‌حال حفظ سطح سودآوری است که به دنبال آن امکان توسعه مستمرکسب‌وکار نیز فراهم می‌شود.

استفاده از سیستم ERP یکی از راه‌کارهایی است که به کاهش مستقیم و غیرمستقیم هزینه‌ها به ویژه در شرکت های بزرگ و متوسط می‌انجامد، یعنی در کسب و کارهای کوچک، لزوما چنین تاثیری ندارد. این سیستم، اتوماسیون دقیقی را برای کسب‌وکار شما فراهم می‌آورد که به کمک آن می‌توانید بدون ایجاد میانبرهای هزینه‌بر، هزینه‌های اجرایی عملیاتی را کاهش دهید؛ به عبارت دیگر این سیستم‌ با اتوماتیک‌سازی و ساده‌کردن برخی از فرآیندهای پیچیده‌ی کسب‌وکار، موجب صرفه‌جویی در زمان زیاد صرف‌شده برای انجام کارهای ابتدایی و دم‌دستی می‌شود. همچنین فرآیندهای اضافه‌ای که ارزش افزوده ایجاد نمی‌کنند را حذف کرده، عملکرد بخش‌های مختلف کسب‌وکار را یکپارچه می‌کند. در واقع ERP شرایطی را فراهم می‌سازد که هریک از بخش‌های سازمان بتوانند به راحتی به پایگاه‌داده‌ی مرکزی دسترسی داشته باشد؛ همین امر سبب کاهش هزینه‌های مربوط به راه‌اندازی و نگهداری چندین مرکز داده شده و موجب کاهش زمان مصرف شده توسط کارمندان و هزینه‌های تحمیلی بر کسب‌وکار می‌شود.

کاهش هزینه‌های‌عملیاتی مرتبط با مدیریت، کنترل انبار و حتی بازاریابی نیز از جمله مزایای دیگر استفاده از ERP است. با استفاده از این سیستم، می‌توان به جای چند نرم‌افزار از یک نرم‌افزار واحد استفاده کرد که همین موضوع باعث کاهش ارتباطات از چند شرکت سرویس‌دهنده به یک شرکت و همچنین کاهش هزینه‌های پشتیبانی نیز خواهد شد.

افزایش بازدهی و درآمد

ERP می‌تواند نقش مؤثری در شکل‌گیری موقعیت‌های افزایش درآمد داشته باشد. به‌طورمثال زمانی‌که یک سیستم مدیریتی و برنامه‌ریزی یکپارچه و درست، بر روند فعالیت شرکت نظارت دارد، ارائه خدمات به مشتری بهبود پیدا می‌کند؛ در واقع این سیستم با حذف فعالیت‌های اضافی از روتین کاری سازمان، به تیم‌های مختلف سرعت عمل بیشتری جهت پاسخگویی و ارائه خدمات به مشتری می‌دهد و به دنبال آن، سازمان خطاهای کمتری را نیز تجربه می‌کند. ERP با فراهم نمودن زمینه‌ای برای اطمینان از موجودی کافی برای پاسخ به تقاضای مشتریان و بهبود تجربه آن‌ها، تمایل مشتری به خرید دوباره و تعامل مجدد را چندین برابر می‌کند و موجب افزایش فروش و کسب درآمد و سود بیشتر می‌شود.

همچنین در طی این فرآیندها، کاهش زمان تحویل کالا، انبارداری، ثبت اطلاعات مالی و… نیز موجب افزایش بازدهی و بهره‌وری سازمان خواهد شد.

بهبود و افزایش اثربخشی کسب و کار

همانطور که گفته شد یکی از ویژگی‌های اصلی ERP یکپارچه‌سازی بخش‌های مختلف یک سازمان یا کسب‌وکار است؛ یکپارچه‌سازی باعث ساده‌سازی و سرعت‌بخشیدن روابط بین این بخش‌ها می‌شود و با فراهم‌کردن داده‌های در لحظه از عملکرد شرکت، به جای جمع‌آوری دستی داده‌ها از تیم‌های مختلف، در بلندمدت موجب افزایش اثربخشی کسب‌وکار می‌شود.

همچنین این سیستم با شناسایی فرصت‌ها و ایجاد شرایطی آسان برای دسترسی به داده‌های طبقه‌بندی‌شده، بهترین روش برای انجام هر کار را مشخص می‌کند و به مدیران این امکان را می‌دهد که با هوشمندی از این اطلاعات در جهت افزایش اثربخشی سازمان خود استفاده کنند.

سخن پایانی

کلام آخر اینکه، به‌طورکلی پیاده‌سازیERP منجر به بهینه‌سازی و ایجاد تغییراتی می‌شود که فراتر از بهبود موقعیت فعلی کسب‌وکار شماست و هدف اصلی آن، تأمین نیازهای بلندمدت و راهبردی سازمان یا کسب‌وکار و در نهایت توانمند کردن آن در حوزه‌های مختلف است.

این سیستم با تغییر نگرش سازمان و کسب‌وکار از نگاه جزیره‌ای به نگرش فرآیندمحور و سیستمی، روابط میان واحدها را بهبود داده و با افزایش هماهنگی در تولید محصول، خدمت‌رسانی کیفی، تهیه‌ی به موقع گزارشات مالی دقیق و افزایش میزان فروش و سودآوری، در طولانی‌مدت ارزش‌افزوده بیشتری را نصیب آن می‌کند. در واقع ERP با ایجاد استانداردهای کارآمد، توانمندی سازمان در کنترل فرآیندها را افزایش می‌دهد و استفاده از یک پایگاه‌داده‌ی متمرکز و یکپارچه نیز سبب صرفه‌جویی در هزینه و زمان و افزایش کارایی و اثربخشی فعالیت‌های سازمان و کسب‌وکار شما می‌گردد.