هشت دلیل اصلی برای خرید یک سیستم ERP

تا به حال شده کمی از فضای هر روزه‌ی کسب‌وکارتان فاصله بگیرید و با دیدی کلی و از بالا به آن نگاه کنید؟ مثلاً به این موضوع فکر کرده‌اید که آیا شیوه‌ی فعلی کسب‌وکار شما، بهترین شکلی است که می‌توان کارها را انجام داد؟

یا اطلاع دارید که در مجموعه ی شما از چند سیستم نرم‌افزاری استفاده می‌شود و چه تعداد دیگری باید خریداری شود تا خیالتان از پوشش همه بخش‌های کسب‌وکارتان راحت شود؟

آیا هر لحظه که بخواهید می‌توانید به صورت‌های‌مالی و گزارشات مورد نظر خود از این سیستم‌های متعدد دسترسی داشته باشید؟

آیا می‌توانید متوجه شوید همین امروز یا حتی در طی ماه گذشته به‌طوردقیق چقدر سود کسب کرده‌اید؟ یا اینکه کسب‌و‌کارتان واقعا چقدر سودده است و این سوددهی در حال کاهش است یا افزایش؟ و در یک کلام آیا شما مدیر و کارگردان کسب‌وکارتان هستید؟!

اگر برای پاسخ به سؤالات فوق با مشکل مواجه شدید، احتمالاً وقت آن رسیده است که تغییری در کسب‌وکار خود ایجاد کنید و ERP دقیقاً همان چیزی‌ست که می‌تواند به کمک شما بیاید! این سیستم نرم‌افزاری به شما کمک می‌کند تا یک تصویر کامل‌تر از آنچه در کسب‌وکار شما می‌گذرد داشته باشید و فرآیندهای کسب‌و‌کار خود را مدیریت و اجرا کنید.

ERP تمام مؤلفه‌های اصلی کسب‌وکار شما را به یک تجربه‌ی دیجیتال یکپارچه تبدیل می‌کند و باعث افزایش کارآیی و سودآوری سازمان شما می‌شود. به‌این‌ترتیب هر فردی در تیم شما به راحتی می‌تواند تنها با کلیک روی یک دکمه به اطلاعات کلیدی از جمله تولید، فروش، مدیریت محصولات، منابع انسانی و… دسترسی پیدا کند. به‌بیانی‌دیگر هر اطلاعاتی که باید در مورد کسب‌وکار خود بدانید در آن واحد در دسترس شما قرار می‌گیرد!

هشت دلیل مهم برای خرید نرم‌افزار ERP چیست؟

پیش‌تر و در مقالات قبل به‌تفصیل درباره ماهیت ERP و کاربردهای آن و مزایای اصلی ERP سخن گفتیم. در این مقاله نیز به منظور روشن‌ترشدن اهمیت به‌کارگیری این سیستم در سازمان، به بیان دلایل مهم برای خرید نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمان یا همان ERP می‌پردازیم.

به‌طورکلی مزایا و ویژگی‌های زیر را می‌توان دلایل اصلی خرید نرم افزار ERP در سازمان دانست.

1- یکپارچگی فرآیندهای کسب‌وکار

شاید بتوان اولین و یکی از مهم‌ترین دلایل خرید نرم‌افزار‌های ERP را ایجاد یکپارچگی در فرآیندهای کسب‌وکار سازمان دانست. چرا که معماری ERP به‌گونه‌ای‌ست که با افزایش یکپارچگی عملکرد همه‌ی واحدهای شرکت در یک سیستم کامپیوتری، نیازهای مختلف خاص هر واحد را پاسخ می‌دهد؛ این به این معناست که پس از نصب ERP، بخش‌های تولید، انبار، مالی و… همچنان نرم‌افزارهای مخصوص به خود را دارند با این تفاوت که به کمک ERP، سیستم‌های کامپیوتری بخش‌های مختلف با یکدیگر مرتبط می‌شوند.

2- کاهش خطاهای سازمانی

یکی دیگر از دلایل خرید نرم‌افزار‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، اشتراک داده‌های سازمان است که باعث کاهش خطاهای ناشی از هماهنگی ضعیف بین واحدهای مختلف سازمان می‌شود.

3- انعطاف‌پذیری در سازمان

از دیگر کاربردهای مهم ERP که موجب افزایش خرید و به‌کارگیری این نرم‌افزار می‌شود، انعطاف‌پذیری در سازمان است. به عبارت دیگر راهکارهای ERP قادر هستند خود را با تغییرات سازمانی و نیازهای روزافزون کسب‌و‌کارهای جدید منطبق کنند. در واقع امکاناتی که این نرم‌افزار برای سفارشی‌سازی و شخصی‌سازی سیستم در اختیار سازمان‌ها قرار داده است، موجب انعطاف فوق‌العاده‌ای در پاسخگویی به نیاز کسب‌وکارها شده است.

4- دسترسی به‌موقع به اطلاعات

از دیگر دلایل مهم برای خرید نرم‌افزارهای ERP می‌توان به تهیه و تولید اطلاعات مورد نیاز سازمان و امکان دسترسی به آن در زمان مورد نیاز اشاره کرد. به‌بیان‌دیگر ERP، این امکان را فراهم می‌کند تا اطلاعات به‌دست‌آمده از بخش تولید، انبار، بخش مالی، بخش حمل‌ونقل و سایر بخش‌های یک کسب‌وکار، به هم متصل شوند و هر کدام از این بخش‌ها بدون محدودیت زمانی به اطلاعات سایر بخش‌ها دستیابی داشته باشند.

با استفاده از این سیستم، اطلاعات درست، به موقع و در یک راستا، از بخش‌های مختلف وارد پایگاه‌داده‌ی یک سیستم کامپیوتری شده و کارکنان سازمان قادر خواهند بود که به آن دسترسی داشته باشند. در این حالت دسترسی به اطلاعات تا حد زیادی آسان می‌گردد به‌طوری‌که دقیقاً می‌توان مشخص کرد که در هر زمان، محصول درخواستی مشتری در چه مرحله‌ای قرار دارد. همچنین از این طریق می‌توانید مطمئن شوید که مجموعه‌تان چه میزان موجودی نیاز دارد که این موضوع باعث می‌شود شما بیش از اندازه و یا کمتر از نیاز خودتان موجودی ذخیره نکنید.

5- کاهش زمان پاسخگویی به مشتری

با رشد کسب‌وکارها، لزوم به‌کارگیری سیستمی که نیاز کمتری به دخالت مستقیم نیروی‌انسانی داشته‌باشد؛ پررنگ‌تر می‌شود. در همین راستا سیستم ERP موجب می‌شود زمان پاسخ‌گویی به مشتری کاهش یافته، زمان بیشتری صرف رسیدگی به شکایت‌های جدی‌‌تر مشتریان شود و به دنبال آن رضایت و حمایت مشتری فراهم گردد.

6- صرفه‌جویی و کاهش هزینه‌های سازمان

از دیگر مزایا و کاربردهای مهمی که در مورد خرید نرم افزار ERP می‌توانیم به آن اشاره کنیم، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و منابع است که تاثیر بسیاری در افزایش کارایی و بازدهی سازمان دارد. خرید ERP موجب می‌شود برنامه‌ریزی بر روی موجودی سازمان یا کسب‌وکار شما بهبود پیدا کند. همچنین خرید این سیستم باعث می‌شود تا مدیریت پشتیبانی و تدارکات، عملکرد بهتری داشته باشد و بر روی هزینه‌های خود، صرفه‌جویی بیشتری اعمال کند. نتیجه این کارها باعث می‌شود تا خدمات‌رسانی بهتری برای مشتری انجام شود و ارتباط مشتری با مجموعه یا سازمان مداوم‌تر باشد.

7- تحت وب بودن ERP

یکی از قابلیت‌های به‌نسبت جدید و مهم نرم‌افزارهای ERP، تحت‌وب بودن است. این بدان معناست که نرم افزار ERP شرایطی را فراهم می‌نماید که کاربران در هر زمان و هر مکانی به سیستم، دسترسی داشته باشند.

8- بهبود عملکرد سازمان

به عنوان ویژگی آخر باید به نقش نرم‌افزارهای ERP در بهبود عملکردهای عملیاتی سازمان اشاره کرد که می‌تواند به عنوان یکی از دلایل مهم برای خرید ERP برای سازمان در نظر گرفته شود.

سخن پایانی

به‌طورکلی باید گفت خرید نرم‌افزار ERP موجب می‌شود تا کارهای معمولی که پیش از این توسط کارمندان انجام می‌شد و زمان زیادی را از آنها می‌گرفت، به‌صورت خودکار انجام شود و در نتیجه به کارمندان سازمان، این امکان را می‌دهد که وقت‌شان را صرف رسیدگی به کارهای مهم‌تر کنند. از سوی دیگر ERP موجب می‌شود پیش‌بینی مناسبی برای تقاضای مشتریان داشته باشید و موجودی‌تان را بر اساس آن آماده‌سازی کنید. همچنین استفاده از این نرم‌افزار باعث می‌شود تا گردش کاری هوشمندانه‌تری در سازمان پیاده‌سازی شود، شفاف‌سازی در تجارت شما اتفاق بیفتد و در نتیجه‌ی آن بهره‌وری بیشتری متوجه فرآیندهای تجاری سازمان شما گردد.

حال با توجه به اهمیت و نقشی که این نرم‌افزار می‌تواند در سازمان داشته باشد، این وظیفه‌ی شماست که با توجه به نوع سازمان و کسب‌و‌کار خود و مقایسه برنامه‌ریزی منابع سازمانی ERP کسب‌وکارهای مختلف، نرم‌افزار مناسب سازمان خود را شناسایی و برای بهبود فرآیندهای سازمان خود از آن استفاده کنید.