BPMS چیست و به چه کار سازمان می آید؟

می دانیم که با افزایش عمر سازمان یا شرکت، فرایندهایی برای انجام کارهای آن سازمان شکل می گیرد. فرایندهایی که تکرارشونده هستند و با توجه به تکامل و رشد شرکت، به ثبات قابل توجهی رسیده اند. برای مثال فرایند صدور چک، پرداخت حقوق پرسنلی، مراحل جذب و استخدام نیروی انسانی و یا ثبت موجودی انبار. این فرایندها همچون راه هایی هادی در مسیر سازمان حرکت می کنند گاهی به هم می پیوندند و گاهی از یکدیگر فاصله می گیرند تا اهداف اولیه و میانی و در نهایت هدف غایی سازمان را برآورده سازند.

مدیریت این فرایندهای متعدد و گاه پیچیده که با هم مرتبط نیز هستند، آسان نخواهد بود و توجه مدیران را به راهکاری برای مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPM که مخفف Business Process Management می باشد، جلب می کند. این شاخه از مدیریت توسط ابزارها و نرم افزارهایی در سازمان ها عملیاتی می شوند که منتج به شکل گیری یک سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS Business Process Management (System/Solution (/Software است، می شود.

منظور از فرایند (Process) چیست؟

فرایند به مجموعه ای از وظایف گفته می شود که با ترتیبی مشخص به قصد هدفی معین انجام می شوند. فرایندها که معمولا با رشد کسب و کارها شناسایی می شوند، می بایست به طور مستمر، بهینه سازی شده و نقاط ضعفشان برطرف شود تا به شکلی موثر، رضایت ذینفعان را تأمین کند. (البته سازمان هایی هم هستند که حاضر به بهبود فرایندهایشان نیستند و احتمالا به دنبال مدیریت فرایندها هم نخواهند بود!)

BPMS به چه کار سازمان می آید؟

BPMS نقشه ای از فرایندها را مقابل کارکنان و مدیران فراهم می کند تا از طریق آن، هدف غایی سازمان را محقق کنند. در این نقشه، هر کس وظایف و نقش خود را می داند و در زمان مورد انتظار، واکنش مورد انتظار سازمان را انجام می دهد. BPMS این کار را از طریق مشاهده، تحلیل و استفاده از نرم افزارهایی انجام می دهد و بر کارآیی فرایندها نظارت داشته و بهبود مستمر آنها را مدنظر قرار می دهد.

علاوه بر این، رصد و پایش نقشه فرایندها به تصمیم گیرندگان اصلی سازمان فرصتی می دهد تا هدررفت های مالی و ناکارآمدی های سازمان را شناسایی و نسبت به رفع آنها اقدام نمایند.

فواید BPMS برای کسب و کار چیست؟

عناوین ذیل را می توان به عنوان مزیت های سیستم مدیریت فرایند برای یک کسب و کار برشمرد:

ثبت و مستند کردن فرایندها و ایجاد یه دستورالعمل مورد توافق همگان در سازمان
تسهیل رصد فرایند و یافتن گره ها و نقاط قوت آن
امکان یکپارچه سازی فرایندها
تسریع در تهیه گزارش ها به دلیل دسترسی به آخرین آمار و اطلاعات در لحظه
شناسایی توانمندی یا ضعف پرسنل و پیش بینی برای افزایش کارایی آنان
استفاده از زمان آزادشده پرسنل در جهت انجام دیگر امور سازمان
مدیریت منابع انسانی و تخمین بهتر پرسنل مورد نیاز
جلوگیری از مفقود شدن مدارک و مستندات
صرفه جویی در هزینه، زمان و ارایه خدمات سریع تر به مشتریان
جلوگیری از انجام برخی وظایف تکراری و اشتباهات احتمالی
امکان اصلاح فرایندها و بهبود بخشی

BPMS چگونه در یک سازمان پیاده سازی می شود؟

در اجرای BPMS همانطور که ذکر شد ابتدا فرایندهای سازمان، مورد مشاهده قرار می گیرد و طراحی می شوند. این فرایندها در ادامه در مرحله مدل سازی از طریق نرم افزار ایجاد شده و در یک مدل با هم مرتبط و یکپارچه می شوند تا در هماهنگی با هم عمل کنند.

برای مثال، ممکن است برای انتخاب واحد در یک دانشگاه، لیست واحدهای انتخابی دانشجو نیاز به مجوزهای پیش نیاز دروس داشته باشد، برای این کار، فرایند انتخاب واحد با فرایند کنترل پیش نیازهای مرتبط و تایید/ رد مربوطه لحاظ می شود. اموری که در گذشته با اتاق به اتاق رفتن دانشجویان، انجام و روی فرم های کاغذی انجام می شد در داخل سیستم مدیریت فرایند، پی گیری می شود.

اکنون می توانید در جایگاه یک مدیر دانشگاهی تعیین کنید که فرایند کنترل دروس پیش نیاز که در بالا ذکر شد می تواند با کدام فرایند/ فرایندهای دیگر مرتبط باشد. می توانید حدس بزنید چه میزان از ناهماهنگی های بین واحدهای کاری و فقدان های احتمالی مدارک و مستندات از طریق مدیریت فرایندها، کاهش خواهد یافت. برگه های بسیار زیاد پروپوزال پایان نامه و یا نامه های مختلفی که با تغییر پرسنل مربوطه در سازمان گم می شوند را به خاطر بیاورید!

در انتها، بهینه سازی بی پی ام (BPM) انجام می شود که فرایندی مستمر بوده و می بایست توسط شرکت مشاور از ابتدا تا رفع اشکالات و توسعه های احتمالی در نرم افزار، صورت پذیرد.

فضای یک نرم افزار BPMS به چه شکل است؟

نرم افزارهای مختلفی برای خودکار کردن فرایندها موجودند که ویژگی های کاربری خاص خود را دارا می باشند. اما با انتخاب هر نرم افزار، این مدیران هستند که مشخص می کنند کدام فرایندها اتومات شوند و از چه مسیرهایی در سازمان بگذرند و با چه فرایندهایی، ارتباط داشته و یا نداشته باشند.

در ذیل، نماهایی از فضای یک نرم افزار BPMS و فرایندی که در آن تعریف شده را مشاهده می کنید.

همانطور که مشاهده می کنید علایم و اَشکالی وجود دارند که هر یک معانی خاص خود را دارند. شرکت مشاور شما در زمینه خدمات مدیریت فرایندها، کار با نرم افزاری که تهیه کرده اید را آموزش می دهند و پس از آن شما قادرید که فرآیند‌های مدنظرتان را توسط این علایم خلق کنید.

تاریخچه BPMS

قبل از مدیریت فرایندها، مباحثی چون مدیریت کیفیت جامع، مهندسی مجدد فرایندهای کسب و کار، برنامه ریزی منابع سازمان، مدیریت جریان کار و یکپارچگی برنامه های کاربری مطرح شده بودند. با رشد فناوری و تکنولوژی، سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی ERP و سیستم های مدیریت فرایند کسب و کار، توسعه پیدا کردند.

بیشتر بخوانید: ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟

اتومات کردن فرایندهای گردش کار یا workflow

تلفیق تکنولوژی و مدیریت فرایندها، در ابتدا منجر به تولید نرم افزارهایی شد که برای فعالیت های “فرایندهای نیروی انسانی محور” استفاده می شدند؛ گردش جریان های کاری مانند مکاتبات، امور مالی و حسابداری و یا مستندات موجود در کتابخانه ها.

اتومات کردن مابقی فرایندها و یکپارچه سازی

در ادامه، دیگر فرایندهای تخصصی مانند فروش، خرید، مدیریت انبار، خط تولید و غیره، آن هم در انواع صنایع، اتومات شدند. پس از آن، یکپارچه سازی آنها هم مدنظر قرار گرفت و اتوماسیون گردش کاری نیز بخشی از همین پازل شد. برای مثال در بخش‌ های صنعتی، سیستم های مکانیزه را به جریان فرایندها متصل کردند و آنها را از طریق فرایندها کنترل می کردند مانند اتصال یک خط تولید به یک فرایند درسطح مدیریت سازمان.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری چیست و چه فوایدی دارد؟

چه نکاتی را در اجرای BPMS باید مدنظر قرار داد؟

به موازات استفاده از نرم افزارها، باگ ها و یا خطاهای آنها نمایان می شود. سیستم مذکور نیز مستثنی نیست و اشکالاتی دارد، از جمله آنکه برای استفاده از نرم افزارها می بایست به حداقلی از اطلاعات مهندسی نرم افزار واقف باشید. از این جهت، شرکت های ارایه دهنده این نرم افزارها به آموزش مدیران و کارکنان می پردازند تا با نحوه خلق و ثبت و یا ویرایش فرایندها آشنا گردند. این آموزش با جابجایی پرسنل نیز می بایست به اعضای جدید سازمان منتقل شود، بنابراین در انتخاب شرکت مشاور در زمینه BPMS دقت لازم را به عمل آورید.

مورد بعدی، ارتباط بزرگیِ سازمان و زمانِ استفاده از این سیستم است. مشخصا سازمان های کوچک که هنوز در مراحل اولیه شکل گیری فرایندهایشان هستند نیازی به مدیریت فرایند احساس نمی کنند اما با افزایش ابعاد سازمان به متوسط و بزرگ، اجرای BPMS ضروری خواهد بود.

نرم افزارهای مختلفی در حوزه سیستم مدیریت فرایند طراحی شده اند که هرکدام ویژگی های خاص خود را دارند و انتخاب نوع نرم افزار نیز بهتر است با مشورت شرکت مشاورتان و متناسب با نیاز سازمان شما انجام شود.

و اما پایان کلام؛

در این مقاله بنا داشتیم تا در مورد سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار، اطلاعاتی بدست آورده و بدانیم چگونه خلق مدلی از فرایندها و تحلیل و رصد آن، می تواند به سازمان کمک کند. اجرای نرم افزار BPMS به سازمان هایی که به دنبال افزایش رضایت مشتریان و بهره وری کسب و کارشان هستند، پیشنهاد می شود.