بررسی 5 چالش اصلی استقرار و پیاده‌سازی ERP در سازمان‌ها و راهکارهای غلبه بر آن

استقرار ERP در سازمان‌ها منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های دقیق، یکپارچه‌سازی سازمان و هوشمندسازی فرایند می‌شود؛ اما آیا استقرار این سیستم همیشه ساده است؟ صادقانه خیر!

پیاده‌سازی ERP بدون برنامه‌ریزی صحیح به یک معضل بزرگ برای کسب و کار شما تبدیل می‌شود و باید با آگاهی کامل از این ابزار استفاده کنید.

بیشتر بخوانید: مراحل پیاده‌سازی و پشتیبانی Odoo، از سیر تا پیاز

در این مقاله از آکام، چالش های استقرار ERP در سازمان‌ها و روش‌های مدیریت این موانع را بررسی می‌کنیم.

1.مقاومت کارکنان‌ در برابر تغییر

یکی از چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها، مقاومت کارکنان و گارد داشتن نسبت به تغییر فرایند کاری است. کارمندان به دلیل عدم آشنایی با سیستم جدید، مساله‌ی امنیت شغلی و اختلالات کاری نگرانی‌هایی دارند؛ آن‌ها نگران یادگیری فرایند جدید و حذف وظایف تکراری هستند. همچنین برخی از افراد تیم فقط به ایرادهای این سیستم توجه می‌کنند و باعث دلسردی کل تیم می‌شوند.

توصیه می‌شود برای از بین بردن این نگرانی‌ها ابتدا در مورد فلسفه استفاده از این سیستم و سپس نرم افزار انتخابی صحبت کنید. چندین جلسه برای آشنایی بیشتر کارکنان با ERP تنظیم کنید، پروسه‌های این سیستم و پشتیبانی آن را معرفی کنید تا دغدغه‌ها به حداقل برسد.

2.ایده‌آل گرایی مدیران

در بررسی چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها، پس از مقاومت کارکنان در برابر تغییر روند کاری، نوبت به ایده‌آل‌گرایی مدیران می‌رسد. سیستم ERP یک سامانه یکپارچه است که فرایندهای اصلی مجموعه مانند فروش، مالی و حسابداری و … را پوشش می‌دهد. با این حال ممکن است در برخی موارد، سیستم‌های جامع، بعضی از آپشن‌های یک نرم افزار تخصصی را نداشته یا نرم افزارهای تخصصی دیگر هم این امکانات را داشته باشند، پس چرا باید از ERP استفاده کنیم؟ این تفکر باعث دلسردی مدیران ایده‌آل گرا می‌شود، اما باید توجه کنید که با استفاده از این سیستم، تمامی فرایندها به صورت یکپارچه در دسترس هستند و تمامی فعالیت‌ها پوشش داده می‌شود. ضمنا به خاطر open source بودن سیستم ERP، این سامانه، قابلیت به روز رسانی دائمی و تکامل را دارد.

3.انتقال و مدیریت داده‌ها

یکی از اصلی‌ترین چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها انتقال و مدیریت داده است. ورود داده‌های نادرست، منجر به بروز خطا در تصمیمات و فرایندهای سیستم می‌شود. برای رفع این مسائل، ابتدا باید از یک کارشناس داده کمک بگیرید.

کارشناس داده با شناسایی خطاها، داده‌های ناقص یا ناسازگار را اصلاح یا حذف می‌کند تا داده‌های دقیق، قابل اعتماد، دارای دید تجاری و آماده‌ی تحلیل فراهم شود. انجام این کار باعث کاهش بروز خطاها می‌شود.

یکی دیگر از مشکلاتی که حین انتقال داده رخ می‌دهد، نادیده گرفتن برخی بخش‌های سازمان یا مشتریان است. در ادامه باید تمام بخش‌های سازمان، حتی کوچک‌ترین قسمت را در نظر بگیرید و داده‌های مربوط به مشتریان و ذینفعان را در سیستم جدید وارد کنید.

4.اختلال در جدول زمانی برنامه‌ریزی شده

یکی از دغدغه‌های منطقی مدیران حین استقرار ERP، احتمال برهم خوردن زمان پروژه و روند کاری است. برخی از مجموعه‌ها بدون اطلاع از زمان پیاده‌سازی ERP قصد اجرای سریع آن را دارند، غافل از آنکه، این سیستم مانند سایر نرم افزارها در عرض چند دقیقه نصب و اجرا نمی‌شود و به همکاری تمامی افراد یک مجموعه احتیاج دارد.

توصیه می‌شود قبل از شروع این مسیر با چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها آشنا باشید و با کمک پشتیبانی، بازه زمانی معقولی به این فرایند تخصیص دهید. تعیین زمان کم یا زیاد، باعث ناامیدی و سردرگمی بیشتر کارکنان شده و تمام تلاش‌ها از بین می‌رود.

مورد دیگری که باعث ایجاد چالش در استقرار ERP می‌شود، فازبندی و زمان‌بندی نامناسب است. برای کاهش چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها باید زمان منطقی برای هر فاز پروژه در نظر بگیرید. ابتدا باید چارچوب اصلی سیستم، پیاده‌سازی شود، سپس مراحل شخصی‌سازی طبق نیازها انجام گردد. نکته مهم این است که توجه بیش از حد به شخصی‌سازی در گام اول، منجر به شکست پروژه می‌شود.

5.تغییر در بودجه مالی تعیین شده

طبیعی است که شروع یک شیوه کاری جدید برای مجموعه شما هزینه‌بر باشد. البته که میزان این هزینه اولیه به موارد مختلفی مانند سفارشی‌سازی شدن، انتخاب شرکت ارائه دهنده ERP و… بستگی دارد. علاوه بر این باید هزینه پشتیبانی آینده، آپدیت و نگهداری از سیستم را نیز پرداخت کنید.

توصیه می‌شود برای جلوگیری از هزینه‌های ناگهانی، قبل از عقد قرارداد و خرید سیستم ERP، به طور کامل و دقیق با پشتیبانی شرکت ارائه دهنده صحبت کنید. آگاه بودن از ریز هزینه‌ها کمک می‌کند تا در اواسط مسیر با مشکل مالی مواجه نشوید.

ریشه شکست در فرایند استقرار ERP چیست؟

در بسیاری از موارد، موانع اصلی پیاده‌سازی ERP ضعف فنی یا نرم افزاری نبوده، بلکه نگرش سازمانی و عوامل روانشناسی است. یکی از رایج‌ترین اشتباهات، در نظر گرفتن نقش منفعلانه برای سیستم است.

این سیستم نمی‌تواند به تنهایی معجزه کند و باعث تحول سازمان را متحول شود، بلکه باید با کمک کارکنان به یک ابزار مکانیزه کننده فرایندها تبدیل گردد. همچنین ترس مدیران از تغییر و مقاومت در برابر تحولات عظیم، باعث عدم بهره‌وری از ERP می‌شود. در نهایت می‌توان بخش بزرگی از شکست در استقرار ERP را فرهنگ سازمانی، نحوه مدیریت، آمادگی ذهنی افراد و… دانست.

چگونه چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها را برطرف کنیم؟

در بخش قبلی به چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها پرداختیم و تا حدی راهکارهای رفع آن را نیز در هر بخش معرفی کردیم؛ اما به طور کل چندین راهکار برای کاهش موانع وجود دارد که عبارت هستند از:

آموزش و آماده سازی کارمندان

هرچه کارمندان از نظر فکری با سیستم ERP آشناتر باشند، تغییرات، سریع‌تر پذیرفته شده و چالش‌های شرکت نیز کمتر می‌شود. البته نقش آموزش صحیح در این راه را نباید نادیده گرفت! هرچه اطلاعات کارمندان از فرایند بیشتر باشد، با مشکلات کمتری مواجه می‌شوید. بهتر است باتوجه به فرهنگ سازمانی، آماده‌سازی توسط مدیر هر بخش یا سرپرست کل انجام شود.

انتخاب نرم افزار ERP مناسب

شرکت‌های نرم‌افزاری زیادی در بازار وجود دارد که در حوزه ERP فعال هستند. هر کدام هم ادعا دارند که بهترین عملکرد را ارائه می‌دهند و سابقه کاری بیشتری دارند، اما کدام گزینه برای شما بهتر است؟

بیشتر بخوانید: راهنمای جامع خرید نرم‌افزار ERP: چگونه بهترین سیستم را انتخاب کنیم؟

برای انتخاب بهترین نرم افزار و کاهش چالش های استقرار ERP در سازمان‌ها، ابتدا نیاز خود را تعیین کنید. سپس سوابق کاری، پورتفولیو، نظرات سایر مشتریان و … هر مجموعه را بررسی کنید تا انتخاب درستی داشته باشید.

تعیین هدف از اجرای ERP

باید در قدم اول، هدف خود را از استقرار ERP تعیین کنید. سپس باید با توجه به چشم اندازهای موجود، یک نقشه راه ترسیم کنید تا به طور دقیق بدانید که در ادامه، قرار است چه فعالیت‌هایی انجام شود. آگاهی کارمندان از اهداف مجموعه، باعث ایجاد یک طرز فکر مشترک و همسو می‌شود.

مکتوب کردن فرایندهای سازمان

برای کاهش چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها، تمامی فرایندها را به طور شفاف مکتوب کنید. هرچه وظایف واضح‌تر باشد، اجرای آن نیز با سهولت بیشتری انجام می‌شود. همچنین شناخت شکاف‌های موجود در تیم نیز به رفع آن و افزایش بازده کمک می‌کند.

همراهی و همکاری مدیران

همراهی مدیران اصلی، نقش مهمی در کاهش چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها دارد، زیرا آن‌ها تصمیم‌گیرندگان اصلی هستند و انتظارات کارمندان بر اساس تصمیم و اقدامات مدیران شکل می‌گیرد. علاوه بر این، همراهی و استقبال از استقرار ERP منجر به هماهنگی بیشتر تیم و همراهی آنان نیز می‌شود.

نتیجه‌گیری

استقرار ERP در سازمان‌ها با چالش‌های متعددی همراه است، از جمله اختلال در برنامه‌ریزی‌های زمانی، مقاومت کارکنان، پیچیدگی فرآیندهای انتقال داده و نیاز به آموزش گسترده. بااین‌حال، اگر چالش‌های استقرار ERP در سازمان‌ها به‌درستی مدیریت شوند، تحولی اساسی در بهره‌وری، هماهنگی و شفافیت سازمانی ایجاد می‌شود.

برنامه‌ریزی دقیق، انتخاب ERP مناسب، آموزش مؤثر کارکنان و دریافت پشتیبانی تخصصی، نقش اساسی در موفقیت از فرایند دارد. سازمان‌ها باید از ابتدا چشم‌اندازی شفاف و برنامه‌ریزی مرحله‌ای داشته باشند تا فرآیند استقرار به بهترین شکل ممکن انجام شود.

استفاده از یک تیم مشاور و متخصص، به کاهش ریسک‌های اجرایی و یکپارچه‌سازی موفق کمک می‌کند. شرکت آکام با برخورداری از کارشناسان متخصص و با ارائه سامانه ERP خود با نام نواکام که بر مبنای Odoo طراحی و به روز رسانی شده، در تمامی مراحل از تحلیل نیازها تا اجرا و پشتیبانی، همراه سازمان شماست.

بیشتر بخوانید: اودوو (Odoo) چیست و چه مزایایی دارد؟

برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ERP آکام در ارتباط باشید و از مشاوره‌های رایگان شرکت، بهره بگیرید.