هزینه های پیاده سازی ERP و نکات مهم برای خرید آن کدامند؟

همانطور که در مقاله‌ی ERP چیست و چه کاربردهایی دارد؟ اشاره شد، نرم‌افزار ERP ‌یکی از مهم‌ترین نرم‌افزارهایی‌ست که هر کسب‌وکاری برای پیشرفت و موفقیت در کار خود به آن، نیازمند است. این نرم‌افزار در واقع برای یکپارچه‌سازی منابع یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و با استفاده از آن، مدیران سازمان‌ها مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی را در اختیار دارند که به آنها کمک می‌کند فرآیندهای کسب‌وکار و بخش‌های مختلف سازمان را تحت نظر داشته باشند و آن را راحت‌تر اداره کنند.

حال اگر شما نیز تصمیم به انتخاب و خرید این نرم‌افزار گرفته باشید قطعاً سؤالاتی ذهن شما را مشغول کرده که در این مقاله سعی کرده‌ایم به برخی از آنها پاسخ دهیم:

مهم‌ترین ویژگی‌های بهترین نرم‌افزار ERP چیست؟

پیش از آنکه بخواهیم به نحوه‌ی انتخاب نرم‌افزارهای ERP بپردازیم، بهتر است ابتدا یک آشنایی کلی با مهم‌ترین ویژگی‌هایی که بهترین نرم‌افزار ERP باید داشته باشد، پیدا کنیم.

یکپارچه سازی

مهم‌ترین و اولین ویژگی‌ای که بهترین سیستم ERP به آن نیاز دارد یکپارچه‌سازی است که بخش عمده‌ای از تفاوت این نرم‌افزار را با سایر نرم‌افزارها ایجاد می‌کند. در حقیقت سیستم یکپارچه‌سازی منابع کمک می‌کند، هر کدام از منابع موجود در سازمان به صورت هماهنگ با سایر منابع موجود ادغام شوند؛ این ادغام توسط سیستم یکپارچه‌سازی منابع به سازمان شما کمک می‌کند تا همزمان با هم چندین منبع را به کار بگیرید.

اتوماسیون

ویژگی دومی که بهترین نرم‌افزار ERP باید از آن برخوردار باشد اتوماسیون است که کمک ‌می کند تا موارد معمول و خسته‌کننده‌ای که پیش از این بر عهده‌ی نیروی‌انسانی بوده‌است به صورت خودکار انجام شود تا نیروی انسانی سازمان برای کارهای مهم‌تری به‌کار گرفته شوند. این مورد همچنین کمک می‌کند خطاهای انسانی به شکل قابل قبولی کاهش پیدا کند.

کمک به بررسی وضعیت سازمان

یکی دیگر از ویژگی‌هایی که این سیستم‌ها باید برخوردار باشند این است که به شما کمک کند وضعیت تجاری سازمان خود را به خوبی بررسی کرده و نقاط ضعف‌وقوت کارتان را پیدا کنید. استفاده از داده‌هایی که در تجزیه‌وتحلیل این نرم‌افزار در اختیار شما قرار می‌گیرد باعث می شود تا تصمیمات مناسب و اثرگذار در آینده بگیرید.

مدیریت ارتباط با مشتریان

ویژگی مهم دیگر سیستم ‌ERP این است که باید در زمینه ارتباط مناسب با مشتریان، مدیریت خوبی داشته باشد.

چگونه یک سیستم ERP مناسب انتخاب کنیم؟

با این تفاسیر اگر در حال حاضر در پیِ جایگزینیِ سیستمِ فعلی یا خرید یک نرم‌افزار ERP برای کسب‌وکار خود هستید، ادامه این مطلب نیز می‌تواند راهنمای خوبی برای انتخاب نرم‌افزار ERP مناسب شما باشد.

اکنون بهتر است به سراغ نکات مهم در هنگام خرید نرم افزار ERP برویم

برنامه‌ریزی و تحقیق

اولین نکته‌ای که برای خرید این نرم‌افزار باید در نظر داشته باشید این است که برای خرید آن از قبل برنامه‌ریزی کرده و نسبت به نرم‌افزاری که قصد خرید آن را دارید تحقیق کرده باشید. تحقیق و برنامه‌ریزی پیش از خرید به شما کمک می‌کند تا نرم‌افزار مورد نظرتان را از جوانب مختلف بررسی کنید و بهترین و مناسب‌ترین نرم‌افزار ممکن را برای خرید انتخاب نمایید.

انتخاب سیستم ERP در راستای نیازهای کسب‌وکار

یکی از مواردی که بر همه انتخاب‌های شما تاثیر مثبت می‌گذارد، تشخیص درست نیازهای کسب‌وکارتان است؛ این مسئله، زمانی که صحبت از انتخاب نرم‌افزار ERP می‌شود، ارزش بیشتری نیز پیدا می‌کند. در این راستا، تجزیه‌وتحلیل صحیح فرآیندهای کسب‌وکار و مشخص‌کردن بخش‌هایی که نیاز به بهبود دارد، قبل از شروع فر‌آیند انتخاب سیستم ERP، می‌تواند ایده خوبی باشد. همچنین بیشتر سیستم‌ها در بازار امروز ERP، گزینه‌های سفارشی‌سازی متعددی ارائه می‌کنند که می‌تواند برای مدیریت فرآیندهای آتی کسب‌وکار شما موثر باشد.

درنظرگرفتن بودجه‌ی کافی

از آن‌جایی‌که نرم‌افزار ERP یک سرمایه‌گذاری بزرگ محسوب می‌شود، تا جایی که امکان دارد باید مراقب برنامه‌ریزی بودجه خود باشید. برای مثال ممکن است هنگام خرید، این تصور را داشت باشید که گران‌ترین نرم‌افزار، بهترین گزینه برای کسب‌وکار شماست و می‌توانید انتخاب خود را بر این اساس انجام دهید. ولی در واقع نباید این دیدگاه سنتی را هنگام انتخاب این نرم‌افزار به‌کار بگیرید، بلکه باید سیستمی را انتخاب کنید که بیشترین کارایی را برای کسب‌وکار شما داشته باشد.

انتخاب شرکت مناسب

یکی دیگر از نکات مهمی که در انتخاب و خرید نرم‌افزار ERP باید مورد توجه کسب‌وکارها قرار بگیرد، همکاری با یک شرکت مناسب ارائه‌دهنده نرم‌افزار ERP است. چرا که ممکن است خرید ERP برای مجموعه شما مزایای بسیار زیادی به همراه داشته باشد اما اگر در انتخاب شرکت مناسب برای خرید این نرم‌افزار، دقت کافی را نداشته باشید ممکن است برایتان مشکلاتی هم ایجاد کند.

برای مثال باید بدانید که آیا شرکت تولیدکننده نرم‌افزار ERP، تیم مجربی برای راه‌اندازی و استقرار نرم‌افزار دارد یا خیر؟ یا اینکه باید شرکتی را انتخاب کنید که در تمام مدت قرارداد، آموزش‌های موردنیاز کاربران و پشتیبانی در سریع‌ترین زمان را به شما ارائه کند.

کاربرپسند بودن

به هنگام انتخاب و خرید نرم افزار ERP باید به این نکته نیز توجه داشته باشید که سیستمی را انتخاب کنید که کاربرپسند باشد. این به این معناست که باید سیستمی را خریداری کنید که کارمندان شما در هنگام استفاده از آن، احساس راحتی کنند و دچار مشکل نشوند؛ چرا که اگر آنها نتوانند با سیستم جدید به‌خوبی هماهنگ شوند، ترجیح می‌دهند به شیوه‌های قدیمی که درک بهتری از آن دارند روی بیاورند و کار خودشان را پیش ببرند. درحالی‌که اگر آنها درک خوبی از آن داشته باشند و در کار با آن احساس راحتی کنند، قطعاً نتیجه بهتری برای شما به همراه خواهند داشت.

انعطاف‌پذیری

در عصر حاضر اگر سیستمی نتواند خود را با فرآیندهای در حال تغییر فناوری‌های رو به توسعه سازگار کند، ممکن است با مشکل مواجه شود و حتی خلاف این امر را موجب شود. سیستم ERP نیز یک ساختار زنده است و لازم است تا همزمان با رشد کسب‌وکار شما، گسترش یافته و رشد کند. بنابراین به هنگام تصمیم‌گیری، باید انتخاب و خرید یک نرم‌افزار انعطاف‌پذیر و قابل توسعه که برای موقعیت‌های گوناگون، راه‌حل‌های جامع برای شما داشته باشد را اولویت خود قرار دهید.

قدرت تبدیل داده‌ها

نکته آخر اینکه برای خرید یک نرم‌افزار ERP باید توجه داشته باشید که، نرم‌افزاری که خریداری می‌کنید، هوش تجاری بالایی داشته باشد و بتواند داده‌های موجود را با استفاده از بهترین راه حل در بازار، مورد استفاده قرار دهد و معاملات شما را به طور مناسب پردازش کند؛ در حقیقت این نرم‌افزار باید به گونه‌ای عمل کند که در کوتاه‌مدت سرمایه‌ی مناسبی را از طریق کسب‌وکارتان به دست بیاورید.

هزینه‌ی پیاده‌سازی ERP چقدر است؟

یکی از مسائلی که به هنگام انتخاب و خرید سیستم ERP برای سازمان‌ها بسیار مهم است، هزینه‌ای است که باید بابت استقرار این سیستم متحمل شوند.

هزینه‌های پیاده‌سازی، سفارشی‌سازی و مشاوره

در پروژه‌های پیاده‌سازی سیستم ERP دائماً پروژه‌های دیگری مانند پروژه‌های بهبود سیستمی و اصلاح و بهبود فرآیندی، مهاجرت داده‌ها از سیستم‌های قبلی به سیستم جدید، سفارشی‌سازی سامانه و… تعریف می‌شود که همه این موارد باید جزو هزینه‌های کلی استقرار ERP در سازمان در نظر گرفته شود.

از سوی دیگر در طول پرو‌ژه ی استقرار این نرم‌افزار، سازمان شما حتما به کمک مشاور نیاز پیدا خواهد کرد. حتی اگر قرار باشد پیاده‌سازی نرم افزار ERP توسط منابع داخلی سازمان شما انجام گیرد، قطعا برای پاسخگویی به نیازهای مطرح‌شده در طول پروژه نیاز به مشاور خواهید داشت که هزینه‌های مربوط به آن باید در نظر گرفته شود.

هزینه‌های کاربران سیستم

یکی از مهم ترین بخش‌های هزینه‌ی پیاده‌سازی سیستم ERP در سازمان، هزینه‌های مربوط به آموزش کاربران و راهبران سیستم است که البته می‌تواند بسیار زمان‌بر نیز باشد. ممکن است چند روز و یا حتی چند هفته طول بکشد تا بعضی کاربران به مطلوبیت و کیفیت لازم برسند. مدت زمان رسیدن به این نقطه باید به هزینه‌ها اضافه شود.

هزینه‌های نگهداری و پشتیبانی

با توجه به اینکه سیستم ERP پیاده‌سازی‌شده در سازمان از همه سخت‌افزارهای شما بیشتر عمر خواهد کرد، باید تمامی هزینه‌های مرتبط با سخت‌افزار، زیرساخت و شبکه در ارتقاها و بروزرسانی‌های بعدی را در نظر بگیرید. این هزینه‌ها می‌تواند شامل به روزرسانی‌ها و خدمات پشتیبانی به منظور حفظ عملکرد صحیح سیستم باشد.

در پایان لازم به ذکر است که به‌طورکلی محاسبه‌ی هزینه‌های استقرار و پیاده سازی ERP فرآیند پیچیده‌ای‌ست و نیاز به استفاده از تجربیات سازمان‌های دیگر نیز دارد. در این مقاله سعی شد حداقل به طور شهودی عواملی که می‌تواند بر هزینه‌های استقرار یک نرم افزار ERP تاثیر بگذارد بررسی شود اما قطعاً محاسبه دقیق این هزینه‌ها و نرخ بازگشت هزینه، مستلزم شناخت هر کسب‌وکار با توجه به محدودیت‌های مخصوص به آن است.