چه نرم افزاری برای کسب و کار من، مناسب است؟

شاید برای شما هم اتفاق افتاده باشد که برای شروع یک کسب و کار اسم انواع نرم افزار ها به شما پیشنهاد شده باشد. در این شرایط شما حتما دچار سردرگمی شده اید که واقعا چه نرم افزاری برای کسب و کار بهتر و به صرفه تر است. در این مطلب می خواهیم به طور ساده توضیح دهیم که کدام نرم افزارها مناسب چه کسب و کارهایی هستند.

کدام نرم افزار، مناسب کار من است؟

برای پاسخ دادن به این سوال باید دقت کنیم که ما از نرم افزار انتظار چه کارکردی داریم. برای واضح تر شدن مطلب به این مثال ساده دقت کنید: اگر کسی از شما بپرسد چه چاقویی مناسب است اولین چیزی که به ذهن شما می آید این است که چاقو را برای چه کاری می خواهید؟ برای آشپزخانه، اتاق جراحی یا تزئینی و…..؟ نرم افزار هم ابزاری است که انواع مختلف دارد و بنا به کارهای مختلف، نرم افزارهای متفاوتی به کار شما می آید.

نگاهی به انواع نرم افزارها

همان طور که گفته شد نرم افزارهای مناسب بسته به نوع کار و هدف استفاده، تفاوت دارند. به همین خاطر نرم افزارها بنا بر کارایی شان برای کسب و کار به انواع مختلفی تقسیم می شوند. نرم افزارهای خدماتی، نرم افزارهای تولیدی، نرم افزار های مدیریت زمان و برنامه ریزی، نرم افزارهای سازمانی و ادارات، نرم افزارهای فروشگاهی، و…. انواع تقسیم بندی های نرم افزاری مربوط به کسب و کار هستند. مثلا اگر شما یک مدیر هستید که یک شرکت خدماتی را مدیریت می کنید باید نرم افزاری را طراحی یا خریداری کنید که به راحتی بتواند رزومه خدماتی اعضای شرکت را به شکلی ساده در اختیار مشتریان قرار دهد و بتواند درصد سود شرکت و حقوق و پورسانت کارمندان و…. را محاسبه کند ولی در چنین کاری، شما به نرم افزارهای مربوط به تولید مانند اطلاعات انبار یا مواد اولیه، میزان تولید و … نیاز نخواهید داشت.

نکته دیگری که توضیح آن به وسعت دید شما برای انتخاب نرم افزار کمک می کند این است که نرم افزارهای ترکیبی نیز کم نیستند و به راحتی می توان نرم افزاری را انتخاب کرد که یک یا چند کار را باهم انجام دهد. مثلا هم امور حسابداری را انجام دهد و هم به مدیریت زمان و برنامه ریزی شما کمک کند. به این نوع طراحی نرم افزار اصطلاحا نرم افزار ماژولی (پودمانی) گفته می شود. این نوع نرم افزارها را می توان به خوشه های یک درخت تشبیه کرد، با این تفاوت که هر خوشه و شاخه ای، میوه خاص خود را دارد اما همه از یک تنه درخت تغذیه می شوند.

شاید با این توضیح، برای شما سوال پیش بیاید که اگر اینچنین است پس چه نیازی به انتخاب کردن داریم؟! به راحتی خوشه ای ترین و پرکاربردترین نرم افزار را انتخاب می کنیم، بدون این که حتی نیاز به بخش هایی از آن داشته باشیم.

پاسخ این است که هرچه نرم افزار، ترکیبی تر باشد، گران تر و پشتیبانی آن سخت تر است و همچنین هرچه نرم افزار از لحاط ترکیب، بزرگتر باشد برای کسب و کارهای گسترده تر از آن استفاده می شود و از سادگی و در دسترس بودن همه بخش های آن کاسته می شود. این کار مانند این است که شما یک جعبه غول پیکر خریداری کنید و در آن فقط یک شی کوچک را جا دهید، اگرچه آن جعبه غول پیکر، شی کوچک شما را در خودش جا می دهد اما شما با مشکل نگهداری جعبه و مشکلات دیگر مواجه می شوید. پس به نفع شماست که از همان ابتدای کار، میزان ترکیبی بودن و سادگی یک نرم افزار را متناسب با کسب و کارتان در نظر بگیرید.

معیارهای یک نرم افزار خوب برای کارهای مختلف چیست؟

برای اینکه معیارهای جزئی نرم افزارها در کارهای مختلف را توضیح دهیم لازم است که چند نمونه از کسب و کارهای متفاوت همراه با نیازمندی های مختلفشان را به عنوان مثال بیاوریم:

کسب و کارهای خدماتی: سامانه ارتباط با مشتریان، ثبت خدمات ارائه شده به مشتریان، لیست و رزومه قابل نمایش اعضای شرکت، سامانه فاکتورگیری و ثبت خریدها و کالاهای مرجوعی، سامانه ثبت نظرات و بازخوردها از جمله کارکردهای لازم برای یک کسب و کار خدماتی خوب است.

کسب و کارهای تولیدی: برای کسب و کارهای تولیدی، لازم است که نرم افزارمان امکان محاسبه منابع مختلف اولیه و بهای آنها، امکان تعریف انبارهای مختلف در نرم افزار (انبار ضایعات، قطعات یدکی، و….)، توانایی ارائه کیفیت، قیمت تمام شده و سایر مشخصات کالای تولید شده، امکان تعریف سفارشات تولید در سیستم، امکان سفارش تولید به خطوط تولیدی و سفارشات فروش و… را داشته باشد.

کسب و کارهای فروشگاهی (حقیقی و آنلاین): سامانه معرفی کالا، امکان زدن چند قیمت روی کالا، امکان فروش منفی، تعیین سقف سفارش، داشتن لیست انتظار کالای تمام شده، اخطار اتوماتیک درباره کالاهایی که با ضرر یا سود کم به فروش می رسند، ثبت عملکرد صندوق داران و…. از جمله ویژگی های یک نرم افزار فروشگاهی خوب است.

سخن پایانی

نرم افزارهای کسب و کار، هر کدام مخصوص کارهای مختلفی هستند و شما با توجه به نوع کارتان می بایست عملکردهای مخصوص کار خود را مد نظر داشته باشید تا بر اساس آن بتوانید نرم افزار خود را انتخاب کنید. با توجه به عملکرد مدنظر و مقدار بودجه ای که دارید، باید نرم افزاری نه چندان گسترده و ترکیبی و نه یک وجهی و کوچک انتخاب و خریداری کنید یا برای طراحی، سفارش دهید.