اتوماسیون اداری مناسب، چه بخش ها و ویژگی هایی دارد؟

شاید برای شما هم پیش آمده باشد که به عنوان مدیر یک مجموعه یا کسب و کار، در یک روز تعطیل به اطلاعات قراردادی خاص، نیاز فوری داشته باشید و از آنجایی که قرارداد در محل کارتان است، امکان دسترسی به آن دشوار باشد؛ چراکه باید شخصا در محل اداره یا دفتر کار خود حاضر شوید و کارمند و نیروی مرتبط با قرارداد را نیز به محل کار فراخوانده و از او بخواهید تا محتوای قرارداد را در اختیار شما قرار دهد! ماجرا زمانی بحرانی می شود که کارمند مربوطه به قصد گذران تعطیلات پایان هفته، به دل جاده زده و دسترسی به او ممکن نیست! حتی اگر فرض بگیریم که در دسترس هم باشد و با کلی هماهنگی در محل کار حاضر شود، ممکن است قرارداد جابجا و یا گم شده باشد و دوباره همان آش و همان کاسه! و این گونه می شود که نه شما به اطلاعات مربوطه دست یافته اید و نه آن کارمند به تعطیلات و استراحت آخر هفته اش رسیده است!

این در حالی است که با اطمینان به اجرای سیستمی نوین و اتخاذ تدبیری خاص، می توانستید از وقوع همه ی این مشکلات پیشگیری نمایید؛ چاره ی کار تنها در یک چیز بود… اجرای سیستم اتوماسیون اداری!

و این گونه شد که سیستم اتوماسیون اداری یا به عبارتی Office Automation به عنوان همکاری هوشمند جای خود را در قلب مدیران سازمان ها و صاحبان کسب وکارها باز کرده و به جزئی جدانشدنی از آنها تبدیل شده است.

در مقاله اتوماسیون اداری چیست و چه فوایدی دارد؟ در خصوص مزایای سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب، نوع عملکرد این سیستم ها و چرایی نیاز کسب و کارها به اجرای این سیستم ها سخن گفتیم. در این مقاله سعی داریم جزئیات دیگری از این موضوع را مطرح کنیم. پس با ما همراه باشید.

اتوماسیون اداری شامل چه بخش هایی است؟

امروزه سیستم های اتوماسیون اداری بسیار پیشرفت کرده و طیف وسیعی از فعالیت های مریوط به کسب و کارها را پوشش می دهند. از همین رو شامل بخش های مختلف و متنوعی هستند که هرکدام، بخشی از فرایندها و فعالیت های سازمان را تحت پوشش خود قرار می دهند که در این مجال به معرفی این بخش ها خواهیم پرداخت:

دبیرخانه

دبیرخانه، رکن اصلی و هسته ی اولیه ی اتوماسیون اداری است؛ در این بخش عملیات مختلفی از قبیل ثبت اندیکاتور، اسکن و ورود اطلاعات، توزیع و پیگیری نامه های دریافتی، تهیه ی پیش نویس، ثبت، چاپ و امضای نامه های ارسالی انجام می شود. در حقیقت، فرایند ثبت و پیگیری نامه، ارجاع و بایگانی آن، با این بخش از اتوماسیون انجام می شود. از جمله ابزارهایی که برای این بخش قابل استفاده است می توان به فکس مودم، چاپگر، قلم نوری، ایمیل سرور و … اشاره نمود.

فرم‌ساز و موتور گردش فرم

پس از ثبت و بازیابی اسناد موجود در هر کسب و کاری، جهت گردش اطلاعات در بین بخش های مختلف مجموعه، به فرم هایی نیاز است تا به منظور انجام کاری خاص، مکاتباتی در آن نوشته و گردش پیدا کند. در این بخش از سیستم اتوماسیون، انواع فرم های سازمانی و نحوه ی گردش آن ها بر اساس جریان های کاری از قبل تعریف شده، طراحی می گردد.

کارتابل آفلاین

یکی از قسمت های مهم در نرم افزارهای اتوماسیون اداری، بخش کارتابل آفلاین است؛ اهمیت این بخش در آن است که حتی در شرایطی که اتصال به شبکه نیز قطع شود، کارتابل اتوماسیون همچنان در اختیار شما خواهد بود. در این صورت، امکان خواندن نامه های کارتابل و پاسخگویی به آنها وجود دارد. زمانی که سیستم به شبکه متصل شد، نامه ها به صورت خودکار با سرور همگام سازی می شوند.

مدیریت جلسات

از جمله مهم ترین بخش های یک مجموعه، زمان بندی و برنامه ریزی جلسات و قرارهای کاری، یادآوری، پیگیری و نحوه ی مدیریت آن هاست که همواره در بین کارهای معمول و روتین هر کسب و کاری، زمان زیادی را به خود اختصاص می دهد. از این رو با اجرای سیستم های اتوماسیون اداری، بخشی از این سیستم جهت رسیدگی و تنظیم این امور مهم درنظر گرفته می شود که معمولا شامل تقویم، مدیریت فعالیت ها و پروژه ها، تنظیم و مدیریت قرارهای کاری و ثبت و نگهداری مستندات مربوط به آن هاست.

آرشیو الکترونیک

به تدریج با گذشت زمان و هنگامی که حجم اطلاعات و مستندات موجود در سازمان و کسب و کار افزایش می یابد، لزوم استفاده از ابزاری برای آرشیو و بایگانی داده ها احساس می شود؛ از این رو در سیستم های اتوماسیون اداری، بخشی را به آرشیو و مدیریت مستندات اختصاص می دهند تا ضمن نگهداری و دسته بندی اسناد، امکان دسترسی، جست وجو و بازیابی داده ها را فراهم نماید.

پرتال مکاتبات برون سازمانی

یکی از اهداف سازمان ها و کسب وکارها، تسریع در ارائه خدمات به مشتریان و افزایش رضایتمندی آن هاست. این مولفه سبب می شود کسب و کار و سازمان مربوطه در بازارهای رقابتی بتواند خود را حفظ کند و فعالیت هایش تداوم داشته باشد. از این رو مدیران هر مجموعه تمام تلاش خود را در راستای تحقق این مهم به کار می گیرند. یکی از کارهایی که در این خصوص می توان انجام داد کاهش هزینه ها و مراجعات ارباب رجوع و مشتریان است. بنابراین می بایست بخشی از سیستم اتوماسیون را به ارسال و پیگیری درخواست های افراد خارج از سازمان و امکان پیگیری از راه دور برای آنان اختصاص داد. همین موضوع سبب اضافه شدن بخشی به سیستم های خودکارسازی اداری شده تا امکان ردگیری مکاتبات خارج سازمان و برای کاربران برون سازمانی وجود داشته باشد.

برای انتخاب سیستم اتوماسیون اداری چه نکاتی را باید مدنظر داشت؟

برای اینکه نرم افزار اتوماسیونی که انتخاب می کنید بتواند سیستمی کارامد را در کسب و کار شما پیاده سازی کند و به نظم و تسهیل در امور کمک کند و متناسب با نیازهای کسب و کار و انتظارات شما باشد، باید به این نکات توجه نمایید:

تعریف دقیق از چارت سازمانی و برآورد صحیح از نیازهای کسب و کار

شما به عنوان مدیر مجموعه، قبل از انتخاب هر نوعی از نرم افزارهای خودکارسازی کسب و کار، باید شناخت دقیقی از نیازهای موجود، بخش های مختلف سازمان، وظایف نیروها و کارمندان، موارد امنیتی موجود در کسب و کار، سلسله مراتب و رتبه ی هریک از کارکنان و میزان دسترسی افراد به اطلاعات کسب و کار داشته باشید. با این شناخت و داشتن اطلاعات فوق، می توانید از قابلیت های نرم افزار پیش روی خود در فراهم آوردن حداکثر امکانات و خدمات برای مجموعه ی خود مطمئن شده و سپس اقدام به خریداری نمایید. هم چنین چنانچه در کسب وکار شما اطلاعات سرّی و مکاتبات محرمانه ای با تعداد مشخصی از افراد انجام می گیرد، باید قبل از انتخاب نرم افزار مورد نظر، از میزان امنیت و قابلیت مکاتبات محرمانه در آن اطلاعات لازم را کسب کنید.

امکان جست و جوی هوشمند

نرم افزارهای اداری کارآمد می توانند ضمن اینکه جست وجوی ساده ی اطلاعات بر اساس شمارگان نامه ها را فراهم نمایند، امکان جست وجوی معناگر و بر اساس موضوع را نیز فراهم می کنند. به بیان دقیق تر، زمانی که ارجاعات و مکاتبات کسب و کار افزایش می یابد، کار پیگیری و بازیابی نامه ها امری دشوار می شود! ولی یک نرم افزار خودکارسازی دقیق، ضمن اینکه این امر را تسهیل می کند، امکان جست وجو بر اساس شماره ی نامه و حتی فراتر از آن، امکان جست وجو بر اساس موضوع نامه را نیز فراهم می کند.

قابلیت سازگاری با انواع دستگاه های هوشمند

امروزه با ورود فناوری ها و ابزارهای هوشمند نظیر موبایل و تبلت و گسترش دسترسی به آنها، دسترسی به فضای وب از انحصار کامپیوترهای بزرگ و لپ تاپ ها خارج شده است. از این رو در هر زمان و هر مکانی می توان به اطلاعات مورد نیاز دسترسی یافت. بنابراین نرم افزار مورد استفاده می بایست قابلیت انطباق با انواع دستگاه های هوشمند را داشته باشد تا مدیر کسب وکار بتواند در هر لحظه ای که اراده کرد، به پایش لحظه به لحظه امور و نظارت بر آن اقدام نماید.

سادگی و کاربردی بودن

یکی از ویژگی هایی که باید برای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بدان توجه کنید، نرم افزاری است که ساده بوده و از هرگونه پیچیدگی به دور باشد. علت تاکید بر این امر آن است که در صورت پیچیدگی سیستم اتوماسیون اداری، کارکنان در برابر پذیرش آن مقاومت کرده و اجرای طرح با شکست مواجه می شود.

سیستم گزارش گیری

نرم افزار اتوماسیون اداری باید بتواند ضمن ثبت اسناد و کارکرد کارکنان؛ از نامه های ارسالی و دریافتی، عملکرد کارکنان، تعداد ارجاعات و مکاتبه های برون سازمانی به صورت همزمان گزارش ارائه دهد. با دارا بودن این قابلیت، مدیران می توانند در هزینه و زمان صرفه جویی کرده امور کسب و کار خود را به بهترین نحو سازماندهی کنند.

دارا بودن قابلیت فرم سازی

دارابودن قابلیت و امکان فرم سازی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری از مزیت های مهم این سامانه به حساب می آید؛ درواقع از طریق این ویژگی، امکان ایجاد، طراحی فرم و قرار دادنش در برنامه ی کاری از پیش تعیین شده و نظارت و کنترل بر آن به صورت مرحله به مرحله وجود خواهد داشت. لذا در انتخاب نرم افزار مربوطه به این مهم نیز توجه نمایید.

سخن آخر

حال که طی این مقالات، در خصوص اهمیت و جایگاه سیستم اتوماسیون اداری در کسب و کار سخن گفتیم و از میزان اثرگذاری سیستم های خودکارسازی در ارتقای عملکرد و راندمان کسب و کارها مطلع شدید، احتمالا مصمم شده اید تا این سیستم را در کسب و کار خود پیاده کنید. نکته ای که در این جا توجه بدان لازم است اینکه در اجرای سیستم های خودکارسازی می بایست حتما به آموزش و کسب همراهی نیروی انسانی توجه نموده و بر لزوم اهمیت به شأن و عملکرد آنها تاکید شود. مدیران خبره به خوبی می دانند که اگر آموزش های لازم را جهت ایجاد همراهی کارکنان فراهم نکنند، مزایای زیادی را از دست خواهند داد. از این رو باید به نیروی انسانی یادآور شد که اجرای سیستم اتوماسیون اداری منجر به صرفه جویی در وقت کارکنان و هزینه های مجموعه خواهد شد. بنابراین زمان آنها صرف اموری مهم تر و ضروری تر شده و به رشد و شکوفایی بیشتر استعدادهایشان منجر خواهد شد. پس باید با نگرشی سیستمی به اجرای سیستم اتوماسیون اداری در کسب و کار بپردازید و همواره توجه داشته باشید که نیروی انسانی، هم به عنوان مهم ترین عامل ایجاد تغییر و هم به عنوان پذیرنده و مجری آن، نقشی مهم در سازمان دارد و این حس مهم بودن را به او القا کنید.