قیمت ERP چقدر است و عوامل مؤثر بر هزینه نرم افزار ERP چیست؟

قیمت نرم افزار ERP اولین و مهم ترین مسئله مدیران برای خرید ERP مناسب است. کسب‌وکارها برای بهبود کارایی و کاهش هزینه‌هاست که می خواهند از سیستم ERP یا همان مدیریت برنامه ریزی منابع سازمانی (Enterprise Resource Planning) استفاده کنند. اما هزینه خرید یا سفارش سامانه ERP و نگهداری آن نیز کم نیست و چنانچه دارای قابلیت اطمینان و کیفیت مناسبی نباشد، مشکلات و هزینه های سازمان را افزایش می دهد. پس لازم است عوامل تأثیرگذار بر قیمت ERP را بدانید و به نقش و اهمیت آن ها به منظور انتخاب سامانه ای جامع و با قیمت مناسب پی ببرید.

چرا قیمت نرم افزارهای ERP متفاوت است؟

قیمت نرم‌افزار ERP تحت تأثیر عوامل داخلی و خارجی متعددی قرار می‌گیرد که بسته به میزان بزرگی سازمان و تعداد ماژول های ERP متفاوت می شود. شناخت دقیق این عوامل به شما کمک می‌کند تا به تصمیم‌ بهتری در مورد انتخاب نرم‌افزار ERP و پرداخت هزینه مناسب برای آن برسید.

عوامل داخلی موثر بر قیمت ERP

اندازه و پیچیدگی سازمان

قیمت ERP با توجه به اندازه سازمان، تعداد کاربران، تعداد شعب، حجم داده‌ها و پیچیدگی فرآیندهای کاری، متفاوت است. سازمان‌های بزرگ‌تر با فرآیندهای پیچیده‌تر به ماژول‌های بیشتر و سفارشی‌سازی‌های خاص مجموعه خود نیاز دارند، که هزینه را افزایش می‌دهد.

ماژول‌های انتخابی و قابلیت ها

ERPها از ماژول‌های مختلفی مثل حسابداری، مدیریت منابع انسانی، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت تولید و فروش تشکیل می‌شوند. هر چه تعداد ماژول‌ها بیشتر و قابلیت‌ها پیچیده‌تر باشد، هزینه نیز افزایش می‌یابد.

مجوزهای کاربری

تعداد کاربران و نوع دسترسی آن‌ها به سیستم ERP نیز یکی از عوامل اصلی در تعیین قیمت است. معمولاً ERPها بر اساس تعداد کاربران یا نوع مجوز (کاربر عادی، مدیر، توسعه‌دهنده) قیمت‌گذاری می‌شوند.

سفارشی‌سازی (Customization)

بسیاری از سازمان‌ها نیاز دارند که نرم‌افزار ERP به طور خاص برای نیازهای آن‌ها سفارشی‌سازی شود. این سفارشی‌سازی‌ها می‌تواند شامل طراحی فرآیندهای خاص، تغییر در رابط کاربری، یا افزودن ماژول‌های اختصاصی باشد که هزینه‌های توسعه و پیاده‌سازی را افزایش می‌دهد. هرچه نرم‌افزار بیشتر سفارشی‌سازی شود تا با نیازهای خاص سازمان هماهنگ شود، هزینه نیز افزایش خواهد یافت.

امنیت و رعایت قوانین (Compliance)

برخی صنایع، نیاز به رعایت استانداردهای خاص امنیتی و قانونی دارند که می‌تواند باعث افزایش هزینه طراحی و سفارشی سازی ERP شود.

عوامل خارجی موثر بر قیمت ERP

شرکت ارائه دهنده

برند، شهرت، تجربه، پشتیبانی و خدمات پس از فروش شرکت ارائه‌دهنده نرم افزار ERP، تاثیر فراوانی در میزان قیمت‌ها خواهد داشت.

مدل‌های قیمت‌گذاری

بسته به انتخاب مدیریت سازمان، خرید یکباره، اشتراک ماهانه یا مدل‌های ترکیبی هر کدام می‌توانند گزینه‌ای برای کاهش یا افزایش قیمت باشند.

وضعیت اقتصادی و نوسانات ارزی

در کشورهای دارای نوسانات ارزی شدید، قیمت نرم‌افزارهای خارجی که با ارزهای بین‌المللی (مانند دلار یا یورو) قیمت‌گذاری شده‌اند، ممکن است به شدت تحت تأثیر تغییرات نرخ ارز قرار بگیرد. این موضوع می‌تواند هزینه‌های ERP را برای سازمان‌های داخلی افزایش دهد.

رقابت در بازار ERP

تعداد و تنوع ارائه‌دهندگان نرم‌افزار ERP می‌تواند بر قیمت‌ها تأثیر بگذارد.

تحریم‌ها و محدودیت‌های تجاری

تحریم‌های بین‌المللی می‌تواند به طور مستقیم بر دسترسی به نرم‌افزارهای ERP خارجی تأثیر بگذارد و هزینه‌های واردات و خرید لایسنس‌ها را افزایش دهد. همچنین، تحریم‌ها ممکن است باعث شود کسب‌وکارها به استفاده از ERPهای داخلی روی بیاورند که این کار هم چالش‌ها و هزینه‌های جدیدی ایجاد می‌کند.

پیشرفت‌های تکنولوژیک

پیشرفت‌های تکنولوژیک در زمینه هوش مصنوعی، یادگیری ماشین (Machine Learning) و اینترنت اشیا (IoT) بر قیمت ERP تاثیرگذار است. هرچه نرم‌افزار به فناوری‌های پیشرفته‌تر مجهز باشد، هزینه توسعه و پیاده‌سازی، بالاتر خواهد بود.

قوانین و مقررات دولتی

قوانین ملی و بین‌المللی مرتبط با حفظ داده‌ها، حریم خصوصی، و امنیت اطلاعات می‌توانند هزینه‌های مربوط به اجرای نرم‌افزارهای ERP را افزایش دهند. مثلاً مقررات سختگیرانه امنیت داده‌ها (مانند GDPR) ممکن است نیاز به پیاده‌سازی تدابیر امنیتی پیچیده‌تر را به همراه داشته باشد.

زیرساخت‌های فناوری اطلاعات کشور

کیفیت و دسترسی به زیرساخت‌های فناوری اطلاعات و اینترنت در کشوری که سازمان در آن فعالیت می‌کند، می‌تواند بر هزینه‌های پیاده‌سازی ERP تأثیر بگذارد. در مناطقی که زیرساخت‌های مناسبی ندارند، پیاده‌سازی Cloud ERP یا ERP ابری ممکن است چالش‌های بیشتری ایجاد کرده و هزینه‌ها را افزایش دهد.

پشتیبانی و نمایندگی‌های محلی ERP

حضور یا عدم حضور نمایندگی‌های محلی ارائه‌دهندگان ERP در یک کشور می‌تواند بر قیمت نهایی تأثیر بگذارد. در صورت عدم وجود پشتیبانی محلی، هزینه‌های مربوط به خدمات خارجی و پشتیبانی فنی، بالاتر خواهد بود.

ترندهای بازار

گاهی ترندهای بازار یا گرایش‌های خاص مانند توجه به ERPهای مبتنی بر هوش مصنوعی یا سیستم‌های یکپارچه‌سازی با فناوری‌های جدید ممکن است قیمت‌ها را تحت تأثیر قرار دهد. پذیرش فناوری‌های نوین معمولاً هزینه‌های بیشتری را به دنبال دارد.

هزینه‌های پنهان ERP

هزینه‌های پیاده‌سازی و آموزش

پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP، نیازمند متخصصان فنی و تیم پیاده‌سازی است که بتوانند نرم‌افزار را به درستی نصب و اجرا کنند. همچنین آموزش کارکنان برای استفاده مؤثر از ERPها ضروری است و این می‌تواند یکی دیگر از هزینه‌های غیرمستقیم باشد که باید مدنظر قرار گیرد.

مدل پیاده‌سازی (کلاود یا محلی)

مدل پیاده‌سازی نرم‌افزار ERP یکی از فاکتورهای اصلی در تعیین قیمت آن است. به طور کلی دو مدل اصلی برای پیاده‌سازی ERP وجود دارد: ERP ابری (Cloud) و ERP محلی (On-Premise) ، هر کدام از این مدل‌ها مزایا و معایب خود را دارند:

• ERP ابری (Cloud ERP)

در این مدل، نرم‌افزار ERP به صورت آنلاین ارائه می‌شود و بر روی سرورهای ابری متعلق به ارائه‌دهنده سرویس میزبانی می‌شود. شرکت‌ها به جای خرید نرم‌افزار و زیرساخت‌ها، از آن به عنوان یک سرویس استفاده می‌کنند و به‌طور ماهانه یا سالانه، هزینه‌ای را پرداخت می‌کنند.

• ERP محلی (On-Premise ERP)

در مدل محلی، نرم‌افزار ERP بر روی سرورهای داخلی شرکت، نصب و اجرا می‌شود و شرکت‌ها کنترل کامل بر زیرساخت‌ها و نرم‌افزار دارند. این مدل معمولاً نیاز به هزینه اولیه بالاتری شامل هزینه خرید لایسنس، سخت‌افزار و هزینه‌های نصب دارد.

نگهداری و پشتیبانی

هزینه‌های پشتیبانی و نگهداری بعد از پیاده‌سازی شامل به‌روزرسانی‌، ارتقاء و توسعه‌ی نرم‌افزار، همچنین رفع اشکال‌ها و پشتیبانی فنی است. معمولاً این هزینه‌ها به صورت قراردادهای سالانه پرداخت می‌شوند.

مدل‌های قیمت‌گذاری نرم‌افزار ERP

مدل‌های قیمت‌گذاری نرم‌افزار ERP به انواع مختلفی تقسیم می‌شوند که هر کدام بسته به نیاز و بودجه سازمان‌ها می‌توانند مناسب باشند.

مدل اشتراکی (Subscription) یکی از رایج‌ترین مدل‌ها است که هزینه به صورت اشتراک ماهانه یا سالانه محاسبه می شود و برای ERPهای مبتنی بر کلاود مناسب است که در حال حاضر در ایران و سال 1403 بین ماهانه 1,000,000 تومان و سالانه 50,000,000 تومان است.

مدل لایسنس دائمی (Perpetual) نیز هزینه بالاتری برای شروع برابر با 2 تا 3 میلیارد تومان دارد، اما تنها یک بار پرداخت ‌می‌شود.

مدل‌های دیگر، شامل پرداخت بر اساس تعداد کاربران (Per User) یا ماژول‌های مورد استفاده (Per Module) به سازمان‌ها این امکان را می دهند فقط برای امکاناتی که نیاز دارند هزینه کنند و در هر برندی با قیمت های متفاوت ارائه می‌شود. این انعطاف‌پذیری به کاهش هزینه‌های غیرضروری کمک می‌کند.

هر یک از این مدل‌ها ویژگی‌های خاص خود را دارند و باید متناسب با نیاز کسب‌وکار شما انتخاب شوند.

روش‌های کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی ERP

پیاده‌سازی یک سیستم ERP می‌تواند هزینه‌های قابل توجهی برای سازمان‌ها داشته باشد. با این حال، با برنامه‌ریزی دقیق و اتخاذ برخی استراتژی‌ها، می‌توان این هزینه‌ها را به طور قابل توجهی کاهش داد. در ادامه به برخی از موثرترین روش‌ها برای کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی ERP می‌پردازیم:

انتخاب دقیق نرم‌افزار ERP:

• نیازسنجی دقیق: قبل از انتخاب نرم‌افزار، نیازهای دقیق سازمان را شناسایی کنید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که این نیازها را به بهترین شکل برآورده کند.

• مقایسه دقیق ارائه دهندگان: پیشنهادهای مختلف ارائه دهندگان را به دقت مقایسه کرده و علاوه بر قیمت، به عوامل دیگری مانند پشتیبانی، خدمات پس از فروش و تجربه شرکت نیز توجه کنید.

• نرم‌افزارهای ابری: استفاده از نرم‌افزارهای ابری می‌تواند هزینه‌های سخت‌افزار و نگهداری را کاهش دهد.

سفارشی‌سازی محدود:

• استفاده از ماژول‌های پیش‌ساخته: تا حد امکان از ماژول‌های پیش‌ساخته نرم‌افزار استفاده کنید و از سفارشی‌سازی‌های پیچیده و گسترده خودداری کنید.

• اولویت‌بندی تغییرات: تغییرات مورد نیاز را اولویت‌بندی کرده و ابتدا به تغییرات ضروری بپردازید.

کاهش دامنه پروژه:

• پیاده‌سازی مرحله‌ای: به جای پیاده‌سازی کامل سیستم در یک مرحله، آن را به صورت مرحله‌ای پیاده‌سازی کنید.

• تمرکز بر فرآیندهای کلیدی: در ابتدا بر روی فرآیندهای کلیدی و حیاتی سازمان تمرکز کنید.

استفاده از منابع داخلی:

• بهره‌گیری از نیروی انسانی موجود: تا حد امکان از نیروی انسانی موجود در سازمان برای انجام برخی از فعالیت‌های پیاده‌سازی استفاده کنید.

• آموزش کارکنان: با آموزش کارکنان، می‌توانید هزینه‌های مشاوره را کاهش دهید.

مذاکره با ارائه دهنده:

• تخفیف: سعی کنید با ارائه دهنده نرم‌افزار، مذاکره کرده و تخفیف بگیرید.

• خدمات اضافی: از ارائه دهنده بخواهید که خدمات اضافی مانند آموزش، پشتیبانی و مشاوره را با هزینه کمتر ارائه دهد.

مدیریت تغییر:

• مقاومت در برابر تغییر: با برنامه‌ریزی دقیق و آموزش کارکنان، مقاومت در برابر تغییر را کاهش دهید.

• ارتباط موثر: ارتباط موثر با کارکنان در طول فرآیند پیاده‌سازی، بسیار مهم است.

استفاده از ابزارهای کمکی:

• ابزارهای خودکارسازی: از ابزارهای خودکارسازی برای تسریع فرآیند پیاده‌سازی استفاده کنید.

• ابزارهای مدیریت پروژه: با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه، پروژه را به خوبی برنامه‌ریزی و کنترل کنید.

آموزش کارکنان:

• آموزش هدفمند: آموزش‌های ارائه شده به کارکنان باید هدفمند و متناسب با نیازهای آن‌ها باشد.

• استفاده از منابع آنلاین: از منابع آنلاین و ویدئوهای آموزشی برای کاهش هزینه‌های آموزش استفاده کنید.

نکات مهم

• برنامه‌ریزی دقیق: قبل از شروع پیاده‌سازی، یک برنامه دقیق و زمان‌بندی شده تهیه کنید.
• تیم قوی: برای پیاده‌سازی ERP، یک تیم قوی و متخصص تشکیل دهید.
• پشتیبانی مستمر: پس از پیاده‌سازی، پشتیبانی مستمر از نرم‌افزار را فراموش نکنید.

با رعایت این نکات، می‌توانید هزینه‌های پیاده‌سازی ERP را به طور قابل توجهی کاهش داده و از مزایای این سیستم به طور کامل بهره‌مند شوید.

چگونه نرم افزار ERP متناسب با بودجه خود انتخاب کنیم؟

انتخاب نرم افزار ERP، یک تصمیم مهم و استراتژیک برای هر کسب‌وکاری است. این نرم‌افزار می‌تواند به عنوان مغز متفکر سازمان عمل کرده و به شما در مدیریت و یکپارچه‌سازی تمام فرآیندهای کسب‌وکارتان کمک کند.برای اینکه بهترین نرم‌افزار ERP را برای سازمان خود انتخاب کنید، شما را به صورت مرحله به مرحله در فرآیند خرید نرم افزار ERP همراهی می‌کنیم.

مرحله 1: شناسایی نیازهای کسب‌وکار

• نقاط ضعف فعلی: چه مشکلاتی در سیستم‌های فعلی شما وجود دارد؟ چه فرآیندهایی نیاز به بهبود دارند؟

• اهداف کسب‌وکار: چه اهدافی را با پیاده‌سازی ERP دنبال می‌کنید؟ افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود تصمیم‌گیری و …؟

• ماژول‌های مورد نیاز: چه ماژول‌هایی برای کسب‌وکار شما ضروری هستند؟ مالی، منابع انسانی، تولید، فروش، CRM و …؟

• اندازه سازمان: تعداد کاربران، تعداد شعب، حجم داده‌ها و پیچیدگی فرآیندها را بررسی کنید.

مرحله 2: تحقیق و بررسی بازار

• شرکت‌های ارائه دهنده: لیستی از شرکت‌های ارائه دهنده نرم‌افزار ERP تهیه کنید و محصولات آن‌ها را بررسی کنید.

• مقایسه ویژگی‌ها: ویژگی‌های مختلف نرم‌افزارها را با هم مقایسه کنید و ببینید کدام یک با نیازهای شما مطابقت بیشتری دارد.

• مطالعه تجربه کاربری: تجربیات شرکت‌های دیگر را که از نرم‌افزارهای مختلف استفاده می‌کنند، مطالعه کنید و نظر کسب و کارهایی را که از نرم افزار ERP استفاده می‌کنند، جویا شوید.

مرحله 3: ارزیابی پیشنهادات

• درخواست پیشنهاد (Request for Proposal): RFP سندی تجاری است که جزئیات سفارش یک پروژه را اعلام می کند. یک RFP جامع تهیه کنید و آن را برای شرکت‌های منتخب ارسال کنید.

• ارزیابی فنی: قابلیت‌های فنی نرم‌افزار، یکپارچگی با سیستم‌های موجود، امنیت و … را بررسی کنید.

• ارزیابی تجاری: هزینه‌های نرم‌افزار، هزینه‌های پیاده‌سازی، هزینه‌های پشتیبانی و … را مقایسه نمایید.

• ارزیابی ارائه دهنده: تجربه، تخصص، پشتیبانی و خدمات پس از فروش ارائه دهنده را مورد بررسی قرار دهید.

مرحله 4: انتخاب نرم‌افزار

• لیست کوتاه: از بین پیشنهادات دریافتی، چند گزینه برتر را انتخاب کنید.

• ارائه دمو: حتما از شرکت‌های منتخب بخواهید دمو نرم‌افزار (نسخه نمایشی از نرم افزار نهایی) را به شما ارائه دهند.

• مذاکره: با شرکت‌های منتخب، مذاکره کنید و سعی کنید بهترین شرایط را برای خود فراهم نمایید.

• تصمیم‌گیری نهایی: با توجه به تمام عوامل ذکر شده، نرم‌افزار مناسب را انتخاب کنید.

مرحله 5: پیاده‌سازی ERP

• تیم پیاده‌سازی: یک تیم قوی برای پیاده‌سازی نرم‌افزار تشکیل دهید.

• آموزش: به کمک تیم شرکت منتخب، به کارمندان خود آموزش‌های لازم در مورد استفاده از نرم‌افزار ٍERP را بدهید.

• مهاجرت داده‌ها: داده‌های خود را از سیستم‌های قدیمی به سیستم جدید منتقل کنید.

• تست و راه‌اندازی: نرم‌افزار را به صورت آزمایشی اجرا کنید و مشکلات احتمالی را برطرف کنید.

عوامل مهم دیگر که باید در نظر بگیرید:

• انعطاف‌پذیری: نرم‌افزار ERP باید قابلیت تغییر و توسعه را داشته باشد.

• بومی‌سازی: نرم‌افزار باید با قوانین و استانداردهای محلی سازگار باشد.

• پشتیبانی: ارائه دهنده باید پشتیبانی فنی قوی و پاسخگویی مناسبی داشته باشد.

• هزینه کل مالکیت: حتما هزینه‌های طولانی مدت نرم‌افزار را در نظر بگیرید.

کلام آخر

انتخاب یک سیستم ERP باید با دقت و توجه به نیازهای خاص هر سازمان انجام شود. عوامل کلیدی مانند مقیاس کسب‌وکار، میزان سفارشی‌سازی و زیرساخت‌های موجود، همگی در تصمیم‌گیری نهایی تأثیرگذارند.

اگر به دنبال راهکاری جامع و قابل اعتماد هستید که به شما در مدیریت کارآمدتر منابع و افزایش بهره‌وری کمک کند، نرم‌افزار نواکام می‌تواند بهترین انتخاب باشد. نواکام با توجه به نیازهای متنوع کسب‌وکارهای مختلف طراحی شده و به‌طور ویژه می تواند برای سازمان شما سفارشی سازی شود. با استفاده از این نرم‌افزار، شما می‌توانید فرآیندهای داخلی خود را بهینه کرده و رقابتی‌تر عمل کنید. برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های نواکام و اینکه چگونه می‌تواند نیازهای شما را برطرف کند، می‌توانید با مشاورین شرکت آکام در تماس باشید و از مشاوره رایگان بهره‌مند شوید.