مزایای اتوماسیون اداری تحت وب چیست؟

سال ها قبل وقتی هنوز سیستم های اتوماسیون اداری، طراحی نشده بودند؛ کارمندان، مدیران و حتی مراجعین به سازمان ها و ادارات، زمان زیادی را به انجام امور و دریافت خدمات اختصاص می دادند. با یک مثال ساده شروع می کنیم؛ تا قبل از طراحی نرم افزارهای اتوماسیون اداری، نامه ها و درخواست های متقاضیان و مراجعین بر روی برگه های کاغذی نوشته و تحویل پرسنل سازمان ها و ادارات می شد. سپس به ثبت اطلاعات در قالب فایل اکسل، به روز رسانی، بازیابی و ارسال آن اقدام شد که این کار وقت و انرژی زیادی از کارمندان و پرسنل می گرفت. کاهش بازدهی کاری، خستگی و فرسودگی کارمندان، عدم رضایت مراجعین از خدمات دریافتی و ناخشنودی مدیران از عملکرد سازمان، مهندسان نرم افزار را بر آن داشت تا سیستمی را طراحی کنند که مشکلات را کاهش داده و به ارتقای بازدهی کسب و کارها بینجامد و بدین ترتیب نرم افزارهای اتوماسیون تحت وب، طراحی و به بازار عرضه شدند.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری چیست و چه فوایدی دارد؟

شاید به کار بردن عبارت اتوماسیون اداری تحت وب یا همان Office Automation در ابتدا کمی سنگین و ثقیل به نظر برسد ولی برخلاف آن و در عمل، آنچه از آن حاصل می شود آسانی و سهولت در انجام کارهاست!

پس از ورود سیستم های اتوماسیون اداری به فضای کسب و کارها، در ابتدا تصور می شد تنها سازمان ها و ادارات دولتی قادر به استفاده از این نرم افزارها هستند، ولی به مرور که نرم افزارهای خودکارسازی توانستند خود را به مدیران سازمان ها اثبات کنند و تردیدی برای استفاده از آن ها باقی نماند، حال نوبت به صاحبان کسب وکارهای کوچک رسید که برای نظم بخشی بیشتر و تسریع در روند انجام کارها به استفاده از این نرم افزارها روی بیاورند و این گونه شد که سیستم اتوماسیون اداری، تمام فضاهای کسب و کار را تحت پوشش خود قرار داد. به گونه ای که امروزه دیگر تصور یک سازمان بدون اتوماسیون اداری تقریبا غیرممکن به نظر می رسد.

با توجه به آنچه گفته شد، چنانچه شما مدیر اداره یا سازمانی هستید که هنوز از سیستم اتوماسیون اداری استفاده نکرده اید و یا صاحب مشاغل کوچک، و یا کارآفرینی هستید که قصد راه اندازی کاری را دارید ولی هنوز در مورد استفاده از این نرم افزارهای خودکارسازی تردید دارید، با ما همراه شوید تا بیشتر در خصوص مزایا و کاربردهای آن با هم گفت و گو کنیم.

سیستم های اتوماسیون تحت وب چه مزایایی دارند؟

نرم افزارهای اتوماسیون اداری به عنوان یک همکار هوشمند به سازمان ها و کسب وکارها کمک می کنند تا از مشکلات مدیریت سنتی فاصله گرفته و خود را مطابق الگوها و استانداردهای جهانی کارامد کنند. از جمله مزایای این سیستم برای مدیران و افزایش بهره وری در کسب و کار می توان به موارد زیر اشاره نمود:

سازماندهی، ذخیره سازی و طبقه بندی اطلاعات

سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب، این امکان را برای سازمان ها و کسب و کارها فراهم کرده اند که همه ی اطلاعات موجود با هر حجم و اندازه ای را ثبت، طبقه بندی و بازیابی نمایند. استفاده از این سیستم به افزایش امنیت بیشتر در ثبت داده ها منجر خواهد شد؛ چراکه برخی از اسناد و مدارک محرمانه بوده و با اجرای سیستم خودکارسازی، امکان تفکیک انواع اسناد، تصاویر و پرونده ها وجود دارد و با طبقه بندی اطلاعات و تعیین میزان دسترسی کاربران به این داده ها، می توان با خیال راحت، تمام اسناد و مدارک را در سیستم ثبت نمود.

مدیریت تعامل با مراجعین و مشتریان کسب و کارها

یکی از ملاک های موفقیت هر کسب و کاری، ایجاد رضایت در مشتری هاست؛ از این رو چنانچه هر سازمان یا کسب و کار، خدمات و محصولات بهتری را ارائه نموده و رضایت مشتریان را جلب کند، در حقیقت، گوی رقابت را از سایرین ربوده است و می تواند به بازگشت مشتریان برای دریافت مجدد خدمات امیدوار بوده و با تکرار این فرایند، به رشد و پیشرفت بیشتری دست یابد.

با اجرای سیستم های اتوماسیون تحت وب، دیگر نیازی نیست تا مشتری های دریافت خدمات، ساعت ها در راهروهای ادارات و موسسات، معطل و سرگردان شوند و هزینه های بسیاری را چه از جهت مالی و چه زمانی متحمل شوند! چرا که با به کاربردن این سیستم، مشتریان می توانند به راحتی به اسناد و مدارک خود دسترسی پیدا کرده و در صورت بروز مشکل به رفع آنها اقدام نمایند. در واقع کسب و کارها از طریق پیامک یا ایمیل با مشتری ها تعامل نموده و این کار ضمن آنکه سرعت را افزایش می دهد، به افزایش دقت در انجام امور نیز منجر خواهد شد. نتیجه این روند، حصول رضایت بیشتر مشتری، تکرار خرید و بازگشت برای دریافت خدمات جدید و در نتیجه رشد و پیشرفت سازمان و کسب و کار شما خواهد بود.

مدیریت انجام کارها و کاهش خطاهای انسانی

بارها پیش آمده که شما به عنوان مدیر یک مجموعه و یا صاحب کسب و کار، کارهایی را به افراد مجموعه ی خود سپرده و در زمان پیگیری نتیجه ی کار، با نتیجه ای خلاف انتظار مواجه می شوید. در واقع متوجه می شوید کارمندان مجموعه، وظایف محوله را فراموش و یا در میان انبوه کارها و اسناد اداری شان گم کرده اند! این درحالی است که از طریق سیستم اتوماسیون اداری، می توان درخواست ها و یا وظایف کارمندان را ثبت و به آنها محول نمود. در این صورت از انجام کارهای بی فایده و تکراری جلوگیری شده و کارهای مهم و ضروری انجام می شود. هم چنین برای انجام کارها می توان از طریق یادآور در خصوص زمان و جزییات انجام کار، به نگرانی های ناشی از فراموش شدن کارها پایان داد. ادامه ی این روند به کاهش استرس های کاری و افزایش انگیزه در بین کارمندان منجر خواهد شد.

از دیگر فوایدی که سیستم های خودکارسازی اداری دارند این است که مدیران می توانند به راحتی، با دقت و سرعت بالا، قرارهای ملاقات و برنامه های کاری خود را تنظیم و مدیریت کنند.

افزایش امکان نظارت و پیگیری امور

یکی از مشکلاتی که سازمان ها با آن مواجهند، این است که امکان پیگیری و نظارت بر روند انجام امور، با افزایش حجم کار و بزرگ شدن سازمان و گسترش کسب و کار، به سختی انجام می شود؛ در چنین حالتی افراد باید به صورت مداوم به واحدهای مختلف مراجعه و به صورت حضوری روند کار و وضعیت پروژه ها را پیگیری نمایند. از این رو می توان از طریق خودکارسازی فرایند کسب و کار، به این دغدغه پایان داد و به راحتی و در کمترین زمان ممکن، نحوه ی انجام امور و روند اجرای پروژه ها را پیگیری نمود. اجرای این سیستم، امکان نظارت بر زیرمجموعه های متعدد را فراهم نموده و مدیریت یکپارچه بر آنها را به امری ساده تبدیل می کند.

فراهم شدن انجام کارها از راه دور

یکی از آسیب های موجود در هر کسب و کاری، محدود شدن در زمان و مکان است؛ چنانچه مدیران به دلیل شرکت در جلساتی خارج از سازمان و یا ضرورت بررسی و نظارت بر روند کاری خارج از تایم اداری، نیاز به اطلاعات مرتبط با سازمان یا کسب و کارخود داشته باشند، بدون اجرای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، انجام این امور تقریبا غیرقابل ممکن به نظر می رسد! مزیت دیگر اجرای این سیستم برای مدیران، آن است که با فراهم شدن امکان دورکاری برای برخی از پست ها و مسوولیت ها، می توان هزینه های جاری در کسب و کار را کاهش داده و ادامه ی این روند به شرکت های تجاری، این امکان را می دهد تا حاشیه سود خود را بهبود بخشند.

افزایش بهره وری در کار

نتایج حاصل از بررسی های انجام شده در آمریکا در خصوص بهره وری سازمانی، نشان داد که بین افزایش زمان کاری و نیروی انسانی و افزایش سرمایه تولیدشده در کسب و کار، رابطه ی مستقیمی وجود ندارد. این پژوهش، تصور صاحبان کسب و کارها را تغییر و به استفاده از فناوری هایی سوق داد که ضمن کاستن از خطاهای انسانی، به انجام کار در کمترین زمان و با بیشترین دقت و بازدهی منجر می شد. در حقیقت به جای سخت کار کردن، گزینه ی هوشمندانه کار کردن پیشنهاد می شود. از سوی دیگر مدیرانی که از سیستم های اتوماسیون اداری استفاده می کنند، با کاستن از حجم کارهای کارمندان شان می توانند از نیروهای موجود برای انجام کارهای مهم تر و تخصصی تر بهره ببرند.

سخن آخر

با توجه به آنچه در خصوص فواید و مزایای اجرای سیستم اتوماسیون اداری تحت وب گفته شد، جای شک و تردید در استفاده از آن باقی نمی ماند. این نرم افزارها به سازمان ها و ادارات دولتی، محدود نبوده و برای مشاغل از سطوح کلان گرفته تا کسب وکارهای خرد، مفید و به نوعی ضروری است. امروزه حتی مشاغلی که دو کارمند دارند ترجیح می دهند با اجرای این سیستم، در بازار رقابتی، خود را مطرح و به پیشرفت کسب و کارشان کمک نمایند. سیستم اتوماسیون اداری با ارائه ی اطلاعات دقیق و در اسرع وقت به مدیران، به آنها کمک می کند تا در فرایندهای تصمیم گیری و مدیریتی، موفق تر ظاهر شده و در نهایت به ارتقا و پیشرفت کسب و کار می انجامد.

ما در این مقاله تلاش کردیم تا به شما نشان دهیم که اجرای اتوماسیون اداری تحت وب چه مزایایی برای کسب و کار شما دارد. حال که نسبت به این نرم افزار، نگرش مثبتی پیدا کردید و می خواهید در خصوص بخش های مختلف اتوماسیون و هزینه های اجرای سیستم های اتوماسیون اداری تحت وب بیشتر بدانید، مقالات بعدی ما را از دست ندهید.