هزینه و قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری چقدر است؟

یکی از سوالاتی که ذهن هر مشتری را در هنگام خرید محصول به خود مشغول می کند، اطلاع از قیمت کالا و هزینه ی خدمات دریافتی است. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در هنگام خرید، قیمت اعلامی توسط فروشنده را با کیفیت و ارزش واقعی محصول، متناسب ندانسته و از این رو از خرید خود انصراف دهید و یا اینکه محصولی را خریداری نموده و پس از استفاده از آن، متوجه شده باشید چه کلاه گشادی سرتان رفته است و به دنبال ایجاد این حس، خود را سرزنش کرده اید که چرا قبل از خرید، بررسی های لازم را انجام ندادید!

در مقالات گذشته با شما در خصوص ضرورت اجرای سیستم اتوماسیون اداری و تاثیر آن بر افزایش راندمان کاری، مزایای نرم افزارهای خودکارسازی، مزایا و بخش های مختلف نرم افزارهای اتوماسیون اداری سخن گفتیم و تا حدی با مفاهیم این حوزه آشنا شدید. حال چنانچه تصمیم به ایجاد تحولی شگرف در کسب و کار خود گرفته اید و به سفارش نرم افزار اتوماسیونی متناسب با نیازهایتان می اندیشید، لازم است در خصوص نحوه ی قیمت گذاری بر روی این نرم افزارها نیز اطلاعات لازم را کسب نمایید تا متناسب با امکاناتی که دریافت می کنید، هزینه پرداخت کنید، نه بیش از آن!

در حقیقت ما اینجا هستیم تا به سوالات شما پیرامون نحوه ی قیمت گذاری بر نرم افزارهای اتوماسیون اداری، پاسخ دهیم. ممکن است سوالاتی از قبیل اینکه «قیمت نرم افزارهای خودکارسازی بر چه اساسی تعیین می شوند؟» و یا «چه مواردی در قیمت یک نرم افزار اتوماسیون اداری، تاثیرگذار و دخیل است؟» را از خود بپرسید. پس در این مقاله نیز با ما همراه باشید.

قیمت گذاری بر روی نرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس چه شاخص هایی انجام می گیرد؟

قبل از اینکه بخواهید در مورد قیمت نرم افزارهای اتوماسیون اداری، جست و جو کنید و قیمت های موجود در بازار را با هم مقایسه کنید، در ابتدا لازم است نیازهای کسب و کار خود را احصاء و انتظارات و خواسته های مدیران دیگر و کارکنان مجموعه را برآورد کرده و سپس اقدام به خرید نرم افزار نمایید. قیمت نرم افزارهای خودکارسازی ممکن است به لحاظ عددی، بین چند میلیون تا چندصد میلیون تومان متغیر باشد؛ ولی آنچه که نرم افزارها را از هم متمایز کرده و در قیمت هایشان تاثیرگذار است، موارد زیر می باشد:

نحوه و مدت زمان پشتیبانی از نرم افزارهای ارائه شده

یکی از موارد تعیین کننده برای انتخاب نرم افزارها، نحوه و مدت زمانی است که شرکت های ارائه دهنده، از محصولات تولیدی خود پشتیبانی می کنند. پشتیبانی می تواند به صورت تلفنی، اینترنتی، در محل سازمان و یا دفتر مشتری انجام شود. هم چنین پشتیبانی می تواند به صورت 24 ساعته یا به صورت پاره وقت و در زمان های مشخص انجام شود.

هم چنین نوع آموزش های مربوط به پیاده سازی و اجرای نرم افزار نیز از ملاک های مهم در تصمیم گیری مدیران برای انتخاب نرم افزار به شمار می رود؛ اهمیت این موضوع زمانی آشکار می شود که نرم افزار ارائه شده به دلیل عدم پشتیبانی و آموزش های لازم، نمی تواند کارکنان را توجیه و با خود همراه کند! چرا که با احساسِ دشوار بودنِ کارکردن با نرم افزار، در برابر اجرای آن مقاومت نموده و به طور کلی طرح اتوماسیون اداری با شکست مواجه خواهد شد. از این رو لزوم دریافت آموزش از شرکت ارائه دهنده، به خوبی احساس می شود. این آموزش ها می تواند در قالب ویدئوهای آموزشی، اینترنتی و یا حتی حضوری انجام شود.

تعداد و گستره ی کاربران و ساختار سازمان (چندسازمانه و تک سازمانه)

یکی از عوامل تاثیرگذار در قیمت نرم افزارها، پاسخگویی به نیازهای کاربران بر اساس تعداد آنهاست؛ بنابراین متناسب با بزرگی سازمان و تعداد کاربران می توان نرم افزارهای متفاوتی، طراحی و ارائه نمود. نرم افزارها متناسب با اینکه چه تعداد از کاربران را پوشش می دهند، قیمت های متفاوتی خواهند داشت. برای مثال برخی از نرم افزارها برای کسب و کارهای خرد و تعداد کاربران کمتر از 10 نفر طراحی می شوند، برخی برای تعداد کاربران تا 100 نفر، برخی برای کاربران تا 500 نفر و برخی با تعداد نامحدود کاربر.
هم چنین با توجه به اینکه سازمان و کسب و کار، تک سازمانی است یا زیرمجموعه هایی دارد، قیمت نرم افزار، متغیر خواهد بود.

بسترهای پیاده سازی نرم افزار

نرم افزارها با توجه به اینکه امکان اجرا در چه بستر و قالبی را دارند، می توانند در تصمیم گیری مدیران تاثیرگذار باشند؛ بسترهای اجرای این نرم افزارها می تواند ویندوز، اندروید، لینوکس، سرویس ابری و تحت وب باشد.

بر اساس ماژول ها

نرم افزارهای اتوماسیون اداری برای اجرا در سازمان ها و کسب و کارها مستلزم بخش ها و به تعبیر دیگر، ماژول های مختلفی هستند که متناسب با نیازهای همان کسب و کار طراحی می گردند. هرکدام از این امکانات یا قابلیت ها، روی هزینه ی تمام شده ی نرم افزار، اثرگذار خواهند بود. از جمله مهم ترین ماژول های یک سیستم اتوماسیون اداری می توان به موارد زیر اشاره نمود:

• بایگانی و آرشیو
• مدیریت فروش
• دبیرخانه الکترونیک
• مدیریت بازاریابی
• موتور فرم ساز
• موتور گزارش ساز
• امکان ارجاع مکاتبات و وظایف به دیگران و کنترل فرایند و بررسی نتایج حاصله
• تحت شبکه بودن نرم افزار
• امکان تعریف و تنظیم قالب های مختلف نامه
• موتور گردش کار
• سطح بندی مکاتبات درون و برون سازمانی
• برگزاری آزمون در سطوح مختلف سازمان ها
• کارتابل الکترونیکی اختصاصی برای هر کاربر
• قفل نرم افزار
• مدیریت فعالیت ها و یادآوری ها
• الصاق انواع فایل ها به عنوان پیوست نامه شامل متن، صوت، تصویر و فیلم
• یادداشت گذاری شخصی روی ارجاع (دستورات مدیریتی)
• بانک اطلاعاتی قدرتمند
• قابلیت ارسال فکس
  و …

برای کسب اطلاعات بیشتر در خصوص هریک از این موارد به مقالات پیشین مراجعه نمایید.)

سخن آخر

با توجه به نکاتی که در این مقاله در خصوص معیارهای قیمت گذاری بر نرم افزارهای اتوماسیون اداری بیان شد، حال می توانید با خیالی آسوده به انتخاب بهترین نرم افزار خودکارسازی متناسب با نیازهای کسب و کار خود بپردازید. البته لازم به ذکر است که توجه به موضوع قیمت، نباید شما را از توجه به سایر ملاک های مطرح در نرم افزارها غافل کند! چرا که صرف انتخاب نرم افزاری با قیمت پایین، سبب می شود در هنگام پیاده سازی و استفاده از نرم افزار با چالش های جدی مواجه و متحمل هزینه های گزاف شده و مجبور شوید نرم افزاری دیگر با کیفیت بالاتر و از شرکتی دیگر سفارش دهید.

پس برای جلوگیری از این اتفاق، می بایست در ابتدا نیازهای سازمان و کسب و کار خود را مشخص و سپس خدمات، قابلیت ها، کیفیت و هزینه ی نرم افزارهای شرکت های مختلف را با هم مقایسه نمایید و از آنها بخواهید دموی کارشان را به شما ارائه دهند تا بتوانید بهترین نرم افزار را برای کسب و کار خود انتخاب کنید.

شرکت های مختلفی در این حوزه در ایران به طراحی نرم افزار و استقرار سیستم اتوماسیون اداری در سازمان ها و کسب و کارها مشغولند و آنچه این نرم افزارها را از هم متمایز می کند، کیفیت و قیمت محصولات است. برخی از شرکت ها با ارائه ی پشتیبانی و خدمات پس از فروش و یا آموزش و نصب رایگان و برخی دیگر با ارائه ی خدمات منحصربه فرد در طراحی نرم افزار، گوی رقابت را از دیگران می ربایند.

آکام، یکی از شرکت های برنامه نویسی فعال و موفق در زمینه طراحی اتوماسیون اداری است و به شما اطمینان می دهد که با بهترین قیمت، نرم افزاری را طراحی و ارائه دهد که پاسخگوی جامع نیازهای کسب وکار شما باشد. شما می توانید برای کسب اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در تماس باشید و از مشاوره های رایگان بهره مند شوید.