نیاز سازمان ها به نرم افزار یکپارچه، ضرورت ها و ویژگی ها

از روزی که پای کامپیوترها به زندگی هایمان باز شد و از روزهایی که انتظاری بیش از ثبت و پردازش داده ها در امور حسابداری از آنها نمی رفت، سال های زیادی می گذرد.

از آن پس، سیستم های جدید با قابلیت ها و توانایی های چشمگیر به بازار آمدند و تمام عرصه های زندگی انسان را تحت سیطره ی خود درآوردند. در اوایل دهه ی 1960، روش های جدیدی به عنوان سیستم های اطلاعاتی مدیریت به کار گرفته شد که در گذر زمان ارتقا یافته و به سیستم های پشتیبانی تصمیم گیری تبدیل شدند. پس از تکمیل این سیستم ها، با توجه به رشد فناوری های نوین کامپیوتری، موضوع افزایش بهره وری و تسهیل تعاملات مدیران و کارکنان از طریق کاربست این فناوری ها مطرح شد که نهایتا منجر به طراحی سیستم های اتوماسیون اداری در سال 1980 شد.

با ظهور سیستم های اتوماسیون اداری، تحولاتی شگرف در سازمان ها و کسب و کارها ایجاد و سبب بهبود روند کارها و ارتقای عملکرد آنها شد. امروزه موج استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری، از سازمان ها، ادارات و موسسات گرفته تا کسب و کارهای خرد، همه را تحت تاثیر خود قرار داده و به عاملی برای ایجاد رقابت بین آنها تبدیل شده است؛ در واقع مدیران سازمان ها و کسب وکارها بیش از هر زمان دیگری دریافته اند که مهم ترین عامل در عملکرد سازمانی و برتری رقابتی، مدیریت اطلاعات است.

داشتن اطلاعات سریع، دقیق و به هنگام باعث افزایش دقت و سرعت در تصمیم گیری ها شده و جلوی اتخاذ تصمیمات نادرست را می گیرد. همین دلایل باعث شده تا مدیران حاضر شوند جهت استقرار و به کارگیری این سیستم ها مبالغ کلانی را هزینه کنند تا گوی سبقت را از رقیبان بربایند، چراکه سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت، دقت و به هنگام بودن مدیران تاثیرگذار بوده و در فرایند کار، هزینه های کسب و کار را کاهش می دهد.

چنانچه شما مدیری نیز هستید که قصد اجرای اتوماسیون اداری در سازمان یا کسب و کارتان را دارید، لازم است با مفاهیم این حوزه و لوازم اجرای آن آشنا شوید.

چرا سازمان ها و کسب و کارها به نرم افزار یکپارچه نیاز دارند؟

با توجه به انقلابی که کامپیوترها در سازمان ها و کسب و کارها ایجاد نمودند، امروزه اغلب کسب و کارها و تقریبا همه ی سازمان ها برای انجام فعالیت هایشان از حداقل یک کامپیوتر برای ثبت اطلاعات کارکنان، پرداختی ها، درآمدها و … استفاده می کنند. از آنجا که با بزرگ شدن سازمان ها و گستردگی فضای کسب و کار، برقراری روابط بین بخش های مختلف و نظارت متمرکز بر فرایند انجام کار به امری دشوار تبدیل شد، ضرورت به کاربردن نرم افزارهای یکپارچه و منسجم برای مدیریت بهتر فعالیت ها، کنترل و ساماندهی منابع و مدیریت متمرکز در ابعاد کلان، بیش از پیش احساس شد تا داده های انبوه و پراکنده ی سازمان ها و بخش های مختلفِ کسب و کارها را به صورت طبقه بندی شده و با ساختاری درست تبدیل کنند و بدین ترتیب نرم افزارهای یکپارچه طراحی شدند.

بیشتر بخوانید: اتوماسیون اداری مناسب، چه بخش ها و ویژگی هایی دارد؟

امروزه سازمان ها و کسب و کارها برای انجام بهتر امور، به نرم افزارهایی نیاز دارند که بتوانند با تکیه بر آن، تمام نیازهای خود را مرتفع نمایند. آن دسته از نرم افزارهایی که واجد این ویژگی باشند، نرم افزارهای یکپارچه یا Integrated Software نام گرفتند.

در حقیقت نرم افزارهای یکپارچه به مجموعه ای از نرم افزارها اطلاق می شود که مبتنی بر بانک اطلاعاتی بوده و برای اهداف خاصی طراحی شده اند و هر نرم افزار، خود از چندین زیرسیستم تشکیل شده است.

در مجموع وقتی رویکرد مدیران کسب و کارها به سمت استفاده از این نرم افزارها معطوف شود و فرایندها از حالت جزیره ای به یکپارچه تغییر کند، باعث بهبود در تعامل میان واحدها، تهیه گزارش های دقیقی و به موقع، عکس العمل هایی سریع و کارامد، افزایش هماهنگی در انجام امور و …خواهد شد.

در ادامه ی این مقاله به ضرورت به کارگیری، ویژگی های نرم افزارهای یکپارچه و مزایای آن اشاره خواهیم نمود.

ضرورت انتخاب نرم افزار یکپارچه چیست؟

یکی از چالش هایی که امروزه سازمان های رو به توسعه با آن مواجهند این است که از چه سیستمی برای بهبود عملکرد کسب و کار خود استفاده کنند؟ چرا که به کاربردن نرم افزارهای جزیره ای و منفک از هم، باعث بروز مشکلاتی در روند انجام امور خواهد شد. در حقیقت چنانچه یک شرکت یا سازمان از نرم افزارهای مختلفی استفاده کند که هیچ ارتباطی با هم ندارند، این موضوع سبب کاهش بازدهی کار و توقف رشد شرکت خواهد بود.

بنابراین مدیران سازمان ها و کسب و کارها بر آن هستند تا برای ماندن در عرصه ی رقابت، به جای خرید چندین ابزار مستقل که ممکن است در نگاه اول، ارزان تر و موثرتر به نظر برسد، به نرم افزارهای یکپارچه متمسک شوند. برای این کار، هم می توانند متناسب با نیازهای خود، از نرم افزارهای آماده استفاده کنند و هم می توانند تمام سیستم های استفاده شده و موجود را در یک سیستم واحد و یکپارچه ادغام کنند. این کار سبب صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری در کار خواهد شد؛ چراکه کارکردن با این سیستم برای کارکنان نیز راحت تر بوده و دیگر مجبور نخواهند بود با نرم افزارهای جدا از هم و با طراحی و ظاهری متفاوت کار کنند.

استفاده از نرم افزارهای یکپارچه چه مزایایی دارد؟

به کاربردن این نرم افزارها برای سازمان ها و کسب و کارها مزایایی دارد که از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره نمود:

سرعت و کیفیت بیشتر در پیگیری وظایف محوله به کارکنان

استانداردسازی فرایندهای کاری

بالارفتن دقت و سهولت در برنامه ریزی

کاهش هزینه های مالی و انسانی

قابلیت پیگیری فرایندها

یکپارچگی اطلاعات

مدیریت بهتر اسناد و مدارک

بهبود کار تیمی

کاهش خطاهای احتمالی

تسهیل در نظارت بر عملکرد

افزایش بهره وری و سودآوری سازمان

قابلیت پشتیبانی چندسازمانی

کاهش مفاسد اداری و سازمانی

چه نکات و ویژگی هایی را باید در انتخاب نرم افزارهای اتوماسیون مورد توجه قرار داد؟

مدیران سازمان ها و کسب و کارها باید قبل از اقدام به خرید نرم افزارهای خودکارسازی شده، از سازمان خود نیازسنجی کرده و با اجرای آزمایشی نسخه های مختلف از نرم افزارهای گوناگون، مناسب ترین آنها را با توجه به نیازها، انتظارات و ظرفیت خود انتخاب نمایند. در حقیقت، دارا بودن این ویژگی که امکان شخصی سازی نرم افزار را بر اساس نیازهای سازمان فراهم می کند، در فضای رقابتی بین شرکت های طراح، به عنوان عاملی تعیین کننده مطرح است. در این صورت چنانچه یک شرکت نیاز مشخص و منحصربه فردی نیز داشته باشد، طراحان، نرم افزار متناسب با آن شرایط را برایش طراحی می کنند. غالب شرکت های طراح این نرم افزارها، نسخه های آزمایشی رایگان را در اختیار مدیران قرار می دهند تا از قابلیت ها و خدمات ارائه شده اطمینان لازم را کسب کنند و با طیب خاطر به خرید آن اقدام نمایند.

نرم افزارهای اتوماسیون باید کاربردی و ساده باشند

از آنجا که هدف از خرید نرم افزارهای خودکارسازی شده، افزایش سرعت در انجام کارهاست، بنابراین مدیران باید سیستمی را به عنوان اتوماسیون اداری سازمان و کسب و کارشان انتخاب کنند که ساده و کاربردی بوده و از پیچیدگی به دور باشد. در غیراین صورت ممکن است از جانب کارکنان مورد استقبال قرار نگرفته و بنابراین اجرای سیستم مذکور با شکست مواجه شود.

قابلیت اجرا در پلتفرم های گوناگون داشته باشد

نرم افزارهای اتوماسیون باید قابلیت اجرا در پلتفرم های گوناگونی نظیر گوشی های هوشمند، تبلت وکامپیوتر را داشته باشند.

کارتابل آفلاین داشته باشد

یکی از ویژگی های نرم افزارهای اتوماسیون، آن است که امکان دسترسی به آن حتی در زمان قطع اتصال به شبکه نیز وجود دارد؛ به عبارتی چنانچه دسترسی به شبکه اینترنت امکان پذیر نباشد نیز امکان خواندن نامه های کارتابل و پاسخگویی به آنها وجود دارد.

سخن آخر

با توجه به آنچه در خصوص ویژگی ها و مزایای نرم افزارهای یکپارچه ی اتوماسیون و تاثیر شگرف آن در نظم بخشی به امور سازمانی و افزایش بهره وری در هر کسب و کاری بیان شد، به نظر می رسد دیگر جایی برای تردید در استفاده از این نرم افزارها و اجرای آن باقی نمی ماند. از این رو چنانچه شما مدیری دغدغه مند نسبت به تعاملات کاری کارکنان خود هستید و رفع تنش ها و مشکلات از محیط کاری برایتان اولویت دارد و چنانچه خواهان افزایش بازدهی و سود کسب و کار خود هستید، پس زمان را از دست نداده و به اجرای این سیستم در کسب و کارتان اقدام نمایید.

در مقالات بعدی با شما درخصوص مزایای استفاده از این سیستم و جزییات آن بیشتر سخن خواهیم گفت.